Temas relacionados: autorización de comprobantes, circuito de autorización, orden de compra pendiente, grupos de autorización, firma de usuario, supervisor de compras, aprobación de órdenes, rechazo de órdenes, rangos de autorización.
Módulo del sistema: Tablas > Gestiones > Compras > Autorización de Comprobante / Compras > Autorización de Comprobantes > Procesos > Autorización de Órdenes de Compra
¿Cuándo usar esto?
Cuando la empresa requiere que las órdenes de compra pasen por un circuito de aprobación antes de poder ser facturadas, con uno o más grupos autorizantes y rangos de importe configurables.
Configuración previa (hacer una sola vez)
Parametrización del circuito de autorización
Paso 1: Ingresá a Tablas > Gestiones > Compras > Autorización de Comprobante.
Paso 2: Definí los grupos de autorización con su orden en el circuito (por ejemplo: Supervisor, Gerencia) y los rangos de importe de las órdenes de compra que quedarán alcanzadas por el circuito.
Las órdenes de compra que queden fuera del rango definido (por importe o por concepto de compra) podrán facturarse sin requerir autorización. Por ejemplo, si el rango es desde $5.000 en adelante, las órdenes menores a ese importe no necesitan autorización.
Configuración de firma de usuarios (opcional)
Paso 1: Ingresá a Configuración > Procesos > Usuarios > Parametrización de los usuarios, solapa General.
Paso 2: Hacé clic en Abrir y seleccioná la imagen de firma guardada en tu computadora.
Paso 3: Tildá Proporciones para que el sistema ajuste el tamaño automáticamente al modificar el ancho o el alto.
Paso 4: Hacé clic en Grabar para guardar la firma.
Pasos — Proceso de autorización
Paso 1: El operador carga la Orden de Compra normalmente. Al grabarla, queda pendiente de autorización por el grupo configurado.
Paso 2: El usuario autorizante ingresa a Compras > Autorización de Comprobantes > Procesos > Autorización de Órdenes de Compra.
Paso 3: Filtrá las órdenes pendientes por Co. Proveedor, N° Comprobante y/o Fecha, y hacé clic en Procesar.
Paso 4: El sistema muestra las órdenes pendientes. Para cada una, tomá una de las siguientes decisiones:
- No autorizado: la orden queda pendiente sin acción tomada.
- Autorizado: la orden se aprueba y queda disponible como pendiente al cargar la factura de compra.
- Rechazado: la orden se rechaza pero sigue figurando como pendiente hasta que se anule manualmente desde Compras > Órdenes de Compra, o se modifique y reingrese al circuito.
- Anulado: la orden se rechaza y deja de figurar como pendiente. Solo resta anularla manualmente desde Compras > Órdenes de Compra.
Paso 5 (opcional): En cualquiera de los cuatro estados, el autorizante puede agregar una nota vinculada a la orden explicando el motivo de la decisión.
Resultado esperado
Las órdenes de compra autorizadas quedan disponibles para la carga de la factura de compra. Las rechazadas o anuladas no figuran como pendientes y deben gestionarse manualmente desde el módulo de Órdenes de Compra.
Errores comunes
Si una factura de compra no muestra la orden como pendiente, verificá que la orden haya sido efectivamente autorizada en el circuito. En cualquier otro estado (no autorizado, rechazado o anulado) la orden no estará disponible para facturar.