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El sistema permite procesar las Cobranzas de Clientes recibidas.

El primer paso que se debe considerar es la fecha en la que se desea aplicar la cobranza. Si el sistema no tiene registrada la cotización del dólar de la fecha requerida, solicitará que se ingrese el valor correspondiente.

Luego se debe ingresar el código de cuenta con el cual se va a trabajar o sea el Cliente. Si no se conoce el código de la cuenta es posible buscarlos mediante un doble clic en el campo que se encuentra al lado del Campo Co. Cuenta, de ese modo se abrirá el listado de Clientes y se podrá seleccionar el que se necesite trabajar.

 

De aquí en adelante es necesario ver que tipo de cobranza se está efectuando, a saber:

  1.  Cancelación Total de Facturas
  2.  Cancelación Parcial de Facturas
  3.  Cobranzas a Cuenta

1- Cancelación Total de Facturas

Esta forma de operación es muy sencilla, una vez ingresado el Cliente, deberá hacerse click sobre el ícono Liquidación, para abrir el listado de documentos que hay en la cuenta de ese cliente.

De ese modo, es posible elegir la factura que se va a cancelar, lo cual se efectúa con un doble click sobre la misma, de este modo van a aparecer todos los datos en los casilleros superiores de la izquierda, haciendo click en el ícono el sistema aplica la factura correspondiente, quedando marcada la misma con un tilde rojo de selección. Según cuantas facturas se desee aplicar a esa cobranza, tantas veces se repetirá el proceso. Si se necesitara cambiar la aplicación de una factura, se la elimina con el ícono y se aplica la que corresponda.

Luego de este proceso, se debe de salir de esta pantalla haciendo click en el ícono salir, al hacerlo el sistema volverá a la pantalla inicial del módulo. Para continuar, en dicha pantalla se deberá hacer click en el ícono valores, el cual se mostrará con un pequeño recuadro.

En esta pantalla es donde se ingresarán los valores que se están obteniendo en la cobranza. Se debe determinar el tipo de valores, Efectivo $ o U$S, Cheques Propios del Cliente o de Terceros, Transferencias, etc. en el campo Co. Operación. Luego el número de operación, que si se tratara de un cheque o transferencia incluyen un número de operación. Si se careciera de un número de algún documento, se aconseja ingresar un número que pueda ser útil en el futuro pero, de cualquier modo, debe de ingresarse un número en ese campo.

En caso que se trate de un cheque se debe ingresar el código del banco origen en el casillero Co. Cuenta Ig/Eg, si se tratara de una transferencia recibida, a la misma se le aplicará la cuenta propia en la cual se recibió la misma.

Tambien es posible ingresar la retenciones sufridas:

como ser Retenciones de IVA o Retenciones de IIBB por ejemplo.

Luego se debe de aplicar el importe del valor recibido y aceptarlo mediante un click en el ícono del lápiz. Según cuantos valores conformen el pago recibido, tantos serán los valores que deban ingresarse, de modo que al finalizar la carga de valores el Total Detalle de Liquidación y el Total $ queden iguales y el saldo debe de ser $ 0.00.

Para finalizar el proceso se debe de salir de la pantalla clickeando en el ícono salir acto seguido se procede a grabar.

2 – Cancelación Parcial de Facturas

En caso que se desee cancelar parcialmente una factura, el proceso es exactamente igual al anterior, solo que el valor aplicado es menor que la factura que se carga.

Una vez seleccionada la factura se debe modificar el importe a aplicar colocando el importe que corresponda a la cancelación parcial de la factura.

Nótese que en el listado de la liquidación, la factura aparece con un valor original mayor al aplicado. Se confirma el cobro parcial mediante un click en el ícono luego se debe salir de esta y se continúa el proceso del modo en que se ha visto anteriormente.

Al término del proceso la factura permanecerá visible en la liquidación con el valor correspondiente al saldo resultante de la operación de cobro parcial de la misma.

3- Cobranzas a Cuenta

En este caso se opera de un modo similar al visto en primer caso pero la diferencia reside en que se está recibiendo un valor el cual, en principio se le desconoce el destino.

Para ingresar el cobro a cuenta, se debe de ingresar en liquidaciones, luego NO seleccionar ninguna factura sino la opción pago a cuenta y poner el importe correspondiente.

A continuación se confirma la aplicación y luego se deberán ingresar los valores que respaldan el cobro a cuenta, como se ha visto anteriormente.

Aplicación de Cobranzas a Cuenta contra Facturas ya Emitidas

En este otro proceso se efectúa la aplicación de cobros a cuenta contra facturas que se hayan emitido a posteriori de las cobranzas efectuadas.

El primer paso a efectuar es dentro de Liquidaciones, la selección y confirmación de la factura que se cancelará total o parcialmente con un pago a cuenta ya ingresado, luego se debe de repetir este mismo proceso pero en lugar de seleccionar otra factura se debe seleccionar el o los pagos a cuenta que se deseen aplicar.

Cuando se confirme el cobro a cuenta se mostrarán en forma automática los saldos de esta

operación en cero por tratarse del total la factura seleccionada.

Si la cancelación de la factura fuera en forma parcial, se mostrará la factura con el saldo resultante al cual, se lo podría terminar de cancelar con otro pago a cuenta si existiera, o bien completando el monto ingresando valores que completen el pago.

Al finalizar los procesos de cada variante el sistema informa un número de liquidación, el cual confirma la operación realizada.

Anulación de Cobranzas

Para poder anular una cobranza o una aplicación de una cobranza es imprescindible que esta cobranza no tenga una aplicación posterior en otro módulo, (Por ejemplo que no se hayan depositado en el módulo de Caja y Banco) los valores recibidos.

Para anular una cobranza efectuada o aplicada, se debe de ir a la pantalla inicial del proceso se debe de buscar la liquidación que se desee anular mediante el ícono grilla, una vez localizada la aplicación, se la selecciona mediante un doble click en la misma, con lo cual aparecerá en la pantalla principal, se tilda el casillero Comprobante Anulado, luego se clickea en el ícono de grabar y con esto queda anulada la cobranza.