Estas líneas corresponden al Diseño Funcional con que fue elaborado el Sistema y tienen por objetivo una rápida Puesta en Marcha dando las pautas precisas y concretas a tales efectos.
No hacemos referencia a los módulos de Informes y Consultas que incluye todas las salidas del Sistema ya que lo adecuado es que el usuario procese cada una de las opciones previstas y evalúe la información que las mismas contienen.
DATOS GENERALES.
Carga Inicial del Sistema.
La carga inicial del sistema se basa en informar los archivos maestros y los saldos iniciales de los distintos conceptos a una determinada fecha. Para ello el usuario primeramente debe procesar el módulo Tablas en donde se encuentran todas las tablas del sistema, como ser:
- Cuentas Contables, Centros de Costos, etc.
- Clientes, Vendedores, Zonas, etc.
- Proveedores, Compradores, Zonas, etc.
- Artículos, Unidades de Medida, etc.
- Cuentas de Ingresos y Egresos, etc.
- Provincias.
- Datos de la Empresa.
- Datos de los Usuarios.
- Etc.
Posteriormente puede iniciar el procesamiento del resto de los módulos del sistema e ingresar los saldos iniciales a una fecha determinada.
Para ello caben las siguientes aclaraciones:
Los saldos iniciales de Clientes se informan en Facturas, Débitos y Créditos del Módulo Deudores indicando el detalle de comprobantes pendientes o bien un solo comprobante con el saldo total.
Los saldos iniciales de Proveedores se informan en Facturas, Débitos y Créditos del Módulo Proveedores indicando el detalle de comprobantes pendientes o bien un solo comprobante con el saldo total.
Los saldos iniciales de Artículos se informan en Movimientos de Stock del Módulo Almacenes procesando un comprobante de entrada de mercaderías por una cantidad igual al saldo discriminado por depósito.
Los saldos iniciales de Cuentas Bancarias se informan en Movimientos Bancarios del Módulo Caja y Bancos procesando un comprobante de ingreso/egreso.
Los saldos iniciales de las Cuentas Contables se informan ingresando un Asiento Contable en el Módulo Contabilidad.
Parámetros Contables.
Los Asientos Contables y cualquier comprobante se ingresan por fecha y el sistema calcula automáticamente el Período y el Ejercicio contable correspondiente al mes y al año de dicha fecha.
En forma standard el sistema asume que el mes Enero es Período 1 y el Año 1 es Ejercicio 1 y el usuario puede alterar esta definición antes de ingresar Asientos Contables.
Cabe consignar que no es posible alterar la relación citada si ya se ingresaron Asientos Contables.
Cotización u$s.
Al inicio del procesamiento del sistema se solicita al usuario que informe la Cotización del Dólar en forma diaria.
Adicionalmente el usuario puede indicar la Cotización del Dólar de fechas anteriores en este proceso.
Indices.
Los Indices de Ajuste se informan mensualmente a diferencia del dólar que se informa diariamente.
DEUDORES.
Clientes.
En la tabla de clientes se informan todos los datos descriptivos del mismo.
Existen distintas tablas relacionadas con el cliente y aunque alguna pueda no ser de interés para el usuario igualmente debe ingresar por lo menos un registro en la misma.
Canales de Distribución.
El Canal de Distribución es un atributo del cliente y marca la condición acerca de si el mismo es Mayorista, Minorista, Público, etc.
Las Listas de Precios se informan por Artículo y Canal de Distribución.
El usuario puede establecer entre los canales una relación porcentual y de tal manera al informar el precio de un articulo en un canal el Sistema calcula automáticamente el precio de los otros.
Conceptos de Venta.
Los Conceptos de Venta corresponden a la cuenta Ventas del Asiento de Ventas.
El usuario debe indicar la cuenta Ventas y la cuenta Intereses por Financiación aunque ambas pueden ser la misma cuenta.
Imputaciones Contables de Deudores.
La Imputación Contable corresponde entre otras cosas a la cuenta Deudores del Asiento de Ventas y es un atributo del cliente.
El usuario debe indicar la cuenta Deudores en Pesos (Monetaria) y en Dólares (No Monetaria), donde el Sistema acumulará las ventas con Co. de Moneda Pesos o Dólares, aunque ambas pueden ser la misma cuenta.
También debe indicar los rótulos de los Montos Gravados y de los Impuestos que aparecerán en el ingreso de Comprobantes y en el Subdiario de I.V.A. Por cada Concepto de Impuestos debe indicar las Cuentas Contables asociadas para la generación del Asiento de Ventas.
Finalmente debe indicar los Conceptos de Forma de Cobranza que pueden ser Efectivo, Cheques, Documentos y Otras y sus Cuentas Contables asociadas que se debitarán en el Asiento Automático de Cobranzas y se acreditarán en el Asiento Automático de Ingresos.
Con respecto a las cuentas de Forma de Cobranza, en el caso que el Usuario no tenga instalado el Módulo Caja y Bancos, las mismas deberán codificarse según lo indicado pero en caso contrario las Cuentas Efectivo, Cheques y Otras deberán codificarse como Valores Cobrados en General ya que luego se refundirán en el Asiento de Ingresos que procesa el Módulo Caja y Bancos y que invierte la imputación de la misma contra las Cuentas de Ingresos y Egresos a las que se le asociarán las cuentas contables Caja, Fondo Fijo, Bancos y Otras (por ejemplo Retenciones o Cupones de Tarjeta de Crédito).
Condiciones de Cobranzas.
La Condición de Cobranzas es un atributo del cliente y se utiliza para calcular la Fecha de Vencimiento como así también para aplicar una Bonificación o un Recargo Financiero en un comprobante.
Al ingresar un comprobante el Sistema asume la Condición de Cobranza habitual del cliente y el usuario podrá cambiarla si lo desea.
Comprobantes – Facturas, Débitos y Créditos.
Los comprobantes Facturas, Débitos y Créditos se ingresan al Sistema indicando los datos Cliente, Fecha de Comprobante, Co. de Operación, No. de Operación (pueden ser los últimos seis dígitos del No. de Comprobante A-0000-00000001), No. de Comprobante, Co. Moneda, Co. Condición de Cobranza, Fecha de Vencimiento, Descuento y Recargo Financiero,
Montos Gravados y Montos Impuestos.
Los rótulos correspondientes a los Montos Gravados e Impuestos corresponden a los definidos en Imputaciones Contables.
Los Comprobantes ingresados en este proceso sólo afectan al Módulo Deudores y no se generan en los Módulos Ventas y Almacenes.
La Fecha de Comprobante se utiliza para la emisión del SubDiario de I.V.A. y para la generación de Asientos Automáticos de Ventas.
Cobranzas.
El Recibo de Cobranzas se basa en dos pantallas que corresponden al Detalle de Liquidación y al Detalle de Valores.
En el Botón Liquidación el usuario puede visualizar y seleccionar los Comprobantes Pendientes.
La selección se realiza presionando Doble-Click sobre el comprobante de manera tal de traer el mismo a pantalla y presionando Agregar de manera tal de incorporarlo al Detalle de Liquidación.
Antes de agregar el comprobante el usuario puede indicar un importe menor de manera tal de procesar una cobranza parcial.
También puede ingresar un Pago a Cuenta sin referenciar a ningún comprobante existente.
Si el Importe a Aplicar es en Pesos solamente el sistema registra el movimiento en la cuenta corriente en Pesos a efectos de poder procesar ajustes de Cotización Dólar en el caso de facturas generadas con Moneda Dólares.
El Botón Valores presenta una pantalla donde el usuario debe ingresar los comprobantes correspondientes.
El Co. de Operación hace referencia al tipo de comprobante (Efectivo, Cheques, Documentos, etc)
En el No. de Operación se puede indicar el No. de Cheque o cualquier No. Interno que el usuario desee.
El Co. de Banco corresponde a los informados en Cuentas de Ingreso y Egreso.
La Fecha de Depósito corresponde a la fecha del valor tanto sea cheques o documentos.
El sistema mantiene los valores en cartera hasta dicha fecha y llegada la misma se transfieren los comprobantes al Módulo Caja y Bancos mediante el proceso Depósito y Debitación de Comprobantes.
La aplicación de comprobantes por ejemplo Nota de Crédito a Factura se realiza procesando una Liquidación donde se seleccionan los comprobantes a aplicar en el Botón Liquidación y no se informan valores.
Esto es así dado que el sistema calcula Días de Atraso y de esta manera se logra mantener la integridad de la información.
PROVEEDORES.
Proveedores.
En la tabla de proveedores se informan todos los datos descriptivos del mismo.
Existen distintas tablas relacionadas con el proveedor y aunque alguna pueda no ser de interés para el usuario igualmente debe ingresar por lo menos un registro en la misma.
Imputaciones Contables de Proveedores.
La Imputación Contable corresponde entre otras cosas a la cuenta Proveedores del Asiento de Compras y es un atributo del Proveedor.
El usuario debe indicar la cuenta Proveedores en Pesos (Monetaria) y en Dólares (No Monetaria), donde el Sistema acumulará las compras con Co. de Moneda Pesos o Dólares, aunque ambas pueden ser la misma cuenta.
También debe indicar los rótulos de los Montos Gravados y de los Impuestos que aparecerán en el ingreso de Comprobantes y en el Subdiario de I.V.A.
Por cada Concepto de Impuestos debe indicar las Cuentas Contables asociadas para la generación del Asiento de Compras.
Finalmente debe indicar los Conceptos de Forma de Pago que pueden ser Efectivo, Cheques, Documentos y Otras y sus Cuentas Contables asociadas que se acreditarán en el Asiento Automático de Pagos y se debitarán en el Asiento Automático de Egresos.
Con respecto a las cuentas de Forma de Pago, en el caso que el Usuario no tenga instalado el Módulo Caja y Bancos, las mismas deberán codificarse según lo indicado pero en caso contrario las Cuentas Efectivo, Cheques y Otras deberán codificarse como Valores Pagados en General ya que luego se refundirán en el Asiento de Egresos que procesa el Módulo Caja y Bancos y que invierte la imputación de la misma contra las Cuentas de Ingresos y Egresos a las que se le asociarán las cuentas contables Caja, Fondo Fijo, Bancos y Otras (por ejemplo Cupones de Tarjeta de Crédito).
Condiciones de Pagos.
La Condición de Pagos es un atributo del proveedor y se utiliza para calcular la Fecha de Vencimiento como así también para aplicar una Bonificación o un Recargo Financiero en un comprobante.
Al ingresar un comprobante el Sistema asume la Condición de Pago habitual y el usuario podrá cambiarla si se modifica.
Comprobantes – Facturas, Débitos y Créditos.
Los comprobantes Facturas, Débitos y Créditos se ingresan al Sistema indicando los datos Proveedor, Fecha de Comprobante, Co. de Operación, No. de Operación (pueden ser los últimos seis dígitos del No. de Comprobante A-0000-00000001), No. de Comprobante, Co. Moneda, Co. Condición de Pago, Fecha de Vencimiento, Descuento y Recargo Financiero, Montos Gravados y Montos Impuestos.
Los rótulos correspondientes a los Montos Gravados e Impuestos corresponden a los definidos en Imputaciones Contables.
Los Comprobantes ingresados en este proceso sólo afectan al Módulo Proveedores y no se generan en el Módulo Compras.
La Fecha de Comprobante se utiliza para la emisión del SubDiario de I.V.A. y para la generación de Asientos Automáticos de Compras.
Cuando el usuario debe ingresar una factura del mes anterior al mes en curso, tiene que tener en cuenta que la misma se contabiliza en el mes en curso, por lo que recomendamos colocar la fecha de impresión de la misma en Lugar de Emisión o junto con algún otro dato solicitado en la factura y en el lugar Fecha, colocar la fecha del día en que ésta es cargada.
Ordenes de Pago.
El Detalle de Liquidación del proceso Ordenes de Pago presenta una carpeta de Comprobantes Pendientes, que se refieren a comprobantes a los que aún no se han emitido Ordenes de Pago.
La selección se realiza presionando Doble-Click sobre el comprobante de manera tal de traer el mismo a pantalla y presionando Agregar de manera tal de incorporarlo al Detalle de Liquidación.
Antes de agregar el comprobante el usuario puede indicar un importe menor de manera tal de procesar una orden de pago cuyo monto sea inferior al del comprobante pendiente.
También puede ingresar un Pago a Cuenta sin referenciar a ningún comprobante existente.
Pagos.
El Comprobante de Pagos se basa en dos pantallas que corresponden al Detalle de Liquidación y al Detalle de Valores.
En el Botón Liquidación el usuario puede visualizar y seleccionar los Comprobantes Pendientes.
Si el usuario indicó una Orden de Pago el sistema captura automáticamente los comprobantes detallados en dicha orden de pago aunque posteriormente puede modificar los comprobantes a pagar o los importes a pagar como desee.
La selección se realiza presionando Doble-Click sobre el comprobante de manera tal de traer el mismo a pantalla y presionando Agregar de manera tal de incorporarlo al Detalle de Liquidación.
Antes de agregar el comprobante el usuario puede indicar un importe menor de manera tal de procesar una cobranza parcial.
También puede ingresar un Pago a Cuenta sin referenciar a ningún comprobante existente.
Si el Importe a Aplicar es en Pesos solamente el sistema registra el movimiento en la cuenta corriente en Pesos a efectos de poder procesar ajustes de Cotización Dólar en el caso de facturas generadas con Moneda Dólares.
El Botón Valores presenta una pantalla donde el usuario debe ingresar los comprobantes correspondientes.
El Co. de Operación hace referencia al tipo de comprobante (Efectivo, Cheques, Documentos, etc)
En el No. de Operación se puede indicar el No. de Cheque o cualquier No. Interno que el usuario desee.
El Co. de Banco corresponde a los informados en Cuentas de Ingreso y Egreso.
El Co. de Cuenta corresponde a los informados en Cuentas de Caja y Bancos.
La Fecha de Depósito corresponde a la fecha del valor tanto sea cheques o documentos.
El sistema mantiene los valores en cartera hasta dicha fecha y llegada la misma se transfieren los comprobantes al Módulo Caja y Bancos mediante el proceso Depósito y Debitación de Comprobantes.
La aplicación de comprobantes por ejemplo Nota de Crédito a Factura se realiza procesando una Liquidación donde se seleccionan los comprobantes a aplicar en el Botón Liquidación y no se informan valores.
Esto es así dado que el sistema calcula Días de Atraso y de esta manera se logra mantener la integridad de la información.
VENTAS.
Tasas de Impuestos.
El usuario puede indicar hasta 3 (tres) tasas de I.V.A. y la Alícuota por no Inscripto.
El sistema calculará el I.V.A. según el Co. de I.V.A. que se indique en Artículos a saber:
0 – Exento, 1 – Gravado a la Primer Tasa, 2 – Gravado a la Segunda Tasa, 3 – Gravado a la Tercer Tasa.
Adicionalmente calculará el I.V.A. No Inscripto según la condición de I.V.A. del Cliente a saber: 2 – Responsable No Inscripto.
Lista de Precios.
El sistema permite ingresar las Listas de Precios por No. de Lista, Co. de Artículo y Co. de Canal de Distribución.
Al momento de facturar el sistema capturará el precio según el Canal de Distribución del Cliente.
Es posible ingresar sólo el precio de un determinado canal y el sistema recalcula el precio del resto según una relación porcentual o bien ingresar el precio de todos los canales manualmente.
Si el usuario no maneja distintos canales igualmente debe informar al menos uno e ingresar un único precio por Artículo.
Lugares de Emisión.
El sistema numera automáticamente los comprobantes emitidos en el Módulo Ventas de la siguiente manera.
Letra: A, B, C, según la condición de I.V.A. de la empresa indicada en Datos de la Empresa y la Condición de I.V.A. de cada cliente.
Lugar: 0001 este número se captura según el usuario que emita los comprobantes accediendo al Lugar de Emisión de Datos del Usuario.
Número 00025233 este número se captura en forma correlativa y secuencial según el último No. emitido que se encuentra en la pantalla de Lugares de Emisión.
Adicionalmente por cada Lugar de Emisión es necesario informar si el mismo es Electrónico, Autoimpresor de formularios o trabajo con numeración Post-Impresa por Imprenta.
Si ocurre esta última opción en cada formulario emitido el sistema solicitará que se confirme el número calculado automáticamente.
Finalmente debe indicarse la Impresora de Salida y el Formulario a imprimir si corresponde.
Si no se indican estos datos el sistema asume por defecto el Formulario Standard y la Impresora Predeterminada.
Pedidos/Ordenes de Despacho/Remitos/Facturas.
Los Comprobantes se basan principalmente en 3 (tres) pantallas que corresponden a Clientes, Artículos y Totales.
En la sección Clientes el usuario puede visualizar los datos de la cabecera del comprobante.
El sistema captura los datos de default del Cliente y del Usuario y en cada comprobante puede alterarse los mismos según se desee. El usuario puede ingresar un comprobante sin necesidad de ir obligadamente a la sección Clientes.
En la sección Datos Básicos o Detalle el usuario debe indicar los artículos que componen al cuerpo del comprobante.
En la sección Totales el sistema calcula los Montos Gravados, Descuentos y Recargos Financieros e Impuestos correspondientes. El usuario puede ingresar un comprobante sin necesidad de ir obligadamente a la sección Totales.
En los casos de Ordenes de Despacho, Remitos o Facturas el usuario dispone de Pendientes.
Presionando el mismo podrá visualizar los Pedidos Pendientes si se encuentra procesando Ordenes de Despacho, Pedidos y Ordenes de Despacho Pendientes si se encuentra procesando Remitos, Pedidos, Ordenes de Despacho y Remitos Pendientes si se encuentra procesando Facturas.
Seleccionando los comprobantes pendientes el sistema capturará todos los artículos correspondientes y no es necesario procesar la sección Artículos ya que automáticamente lo realiza el sistema.
Si el usuario desea alterar las cantidades de algún artículo y agregar o eliminar artículos sí debe procesar la sección Artículos y proceder a tales efectos.
Si el usuario seleccionó de Pendientes un solo comprobante el sistema asume como datos de la cabecera los mismos que fueron indicados en dicho comprobante, pero si el usuario seleccionó más de un comprobante el sistema asume como datos de la cabecera los de default del Cliente y del Usuario.
En los casos de Remitos o Facturas el usuario dispone de una selección Generar el Comprobante o Actualización de Datos, si la misma se encuentra seleccionada el sistema emitirá el comprobante y actualizará todos los archivos, en cambio si no se encuentra seleccionada el usuario podrá generar los comprobantes en este proceso y emitirlos en diferido en la opción Emisión de Comprobantes.
En el caso de Facturas el usuario dispone de la sección Valores donde podrá indicar los valores que recibe como forma de pago.
El usuario podrá no indicar valores o ingresar valores por menor valor al facturado y el sistema genera el total o el saldo en la cuenta corriente del cliente.
En el caso que el usuario desee ingresar valores necesariamente debe trabajar con la Generar el Comprobante o Actualización de Datos.
En el caso de facturas el usuario dispone de una sección donde informa Facturas, Notas de Débito o Crédito.
Finalmente un comprobante puede generarse a partir de otro ya generado (por ejemplo Nota de Crédito que anula Facturas ya generadas) buscando al mismo con los Botones de Búsqueda y borrando el No. de Comprobante o a través de la acción Duplicar.
El contenido previo tendrá aplicación similar en Módulo Compras.
Emisión de Comprobantes.
En los procesos de Remitos y Facturas/Débitos/Créditos antes citados el usuario puede trabajar con la selección Generar el Comprobante o Actualización de Datos desactivada.
En dichos casos el sistema emite los comprobantes en forma batch mediante este proceso.
Generación Automática de Comprobantes.
El usuario puede generar comprobantes a partir de otros comprobantes pendientes en forma batch y no uno a uno como se comentó en Pedidos, Ordenes de Despacho, Remitos y Facturas en Pendientes.
Para ello debe indicar el tipo de comprobante origen, los rangos de No. de Comprobante y Fecha y el tipo de comprobante que desea generar.
Si lo que generó son Remitos y Facturas posteriormente debe emitir los mismos en el Proceso Emisión de Comprobantes.
CAJA Y BANCOS.
Cuentas de Ingresos y Egresos.
En las Cuentas de Ingresos y Egresos se pueden incluir los bancos del sistema financiero para procesar los cheques en Cobranzas de Deudores, los bancos propios para procesar los cheques en Pagos a Proveedores, Cuentas de Fondo Fijo, Cuentas de Retenciones de Iva, Ganancias, Ingresos Brutos, etc por las retenciones que los clientes realicen en Cobranzas de Deudores, etc.
Cuentas de Caja y Bancos.
Por cada Cuenta de Ingresos y Egresos se debe indicar por lo menos una Cuenta de Caja y Bancos que corresponde a la apertura de Subcuentas por ejemplo Cuenta Corriente en Pesos, Caja de Ahorros en Dólares, etc.
Por cada cuenta indicada se debe informar el Co. de Moneda de la misma y la Cuenta Contable asociada para la generación automática del Asiento Contable de Ingresos y Egresos.
No es necesario indicar Cuentas de Caja y Bancos a los bancos del sistema financiero sino sólo a las Cuentas de Ingreso y Egreso que son propias.
Transacciones de Caja y Bancos.
En las Transacciones de Caja y Bancos se debe codificar todos aquellos tipos de movimientos que sean de interés para el análisis de los Movimientos Bancarios.
Por ejemplo Gastos por Mantenimiento de Cuenta, Gastos Varios, Ingresos Varios, Depósitos, Cheques Emitidos, etc.
Los códigos 1 a 49 son Ingresos y de 50 a 9999 son Egresos.
En forma standard el sistema genera los códigos 1 y 51 para procesar las Cobranzas y Pagos ingresados en el Módulo Deudores y Proveedores.
Depósito y Debitación de Comprobantes de Deudores y Proveedores.
En este proceso el Sistema captura los comprobantes ingresados en Valores en Cobranzas del módulo Deudores o Pagos del módulo de Proveedores.
La imputación contable de los comprobantes se realiza automáticamente contra las cuentas de Forma de Pago ingresadas en Imputaciones Contables de Deudores y Proveedores según el Co. de Imputación 1, por lo que si alguna de estas cuentas no fueron informadas oportunamente el usuario recibirá un mensaje Parámetro Contable Inexistente y necesariamente deberá informarlas antes de seguir.
El Sistema solicita la Fecha de Vencimiento de los valores y el Co. de Transacción de Caja y Bancos con la que se generará la Liquidación.
Al Procesar, el Sistema captura todos los valores ingresados por Cobranzas o Pagos cuya Fecha de Depósito sea menor o igual que la Fecha de Vencimiento indicada.
Cabe consignar que si este proceso se ejecuta diariamente el Sistema sólo traerá los comprobantes del día.
El Sistema arma la grilla de comprobantes según las siguientes premisas:
Si se trata de Proveedores, incluye como Co. de Cuenta y Co. de Sub Cuenta el mismo que se ingresó por Pagos ya que son cheques emitidos de cuentas bancarias propias de la Empresa.
Si se trata de Deudores y antes de Procesar, el usuario indica un Co. Cuenta y Co. SubCuenta el sistema asume que todos los comprobantes se depositarán en dicho Banco aunque posteriormente se puede modificar el destino de cada comprobante.
Si se trata de Deudores, el Sistema no completa el Co. de Cuenta y el Co. de Sub Cuenta, a menos que sean cuentas de Ingresos y Egresos Propias, y el usuario debe seleccionar cada comprobante e indicar en la pantalla Destino el Co. de Cuenta y el Co. de Sub Cuenta donde se depositará el comprobante.
La única excepción a lo dicho en el caso de Deudores es que el Sistema completa el Co. de Cuenta y el Co. de Subcuenta si el Co. de Banco Origen del comprobante es mayor a 2000 dado que en estas cuentas se pueden codificar las Retenciones que los clientes realizan en las Cobranzas.
También se puede indicar un No. de Comprobante que podría ser el No. de Boleta de Depósito y las Horas de Clearing.
En la pantalla Comprobante figuran los datos del comprobante que el usuario está actualizando.
Luego de Aceptar un Comprobante el Sistema automáticamente trae a pantalla el próximo comprobante de la grilla.
El usuario debe finalizar el proceso que provocará la actualización de los datos en el Módulo de Caja y Bancos agregando los comprobantes procesados a cada Cuenta de Ingreso y Egreso y eliminando los registros que se encontraban en Valores en los Módulos Deudores y Proveedores.
Si el usuario relaciona un comprobante con un determinado Co. de Moneda a una Cuenta y Subcuenta de distinto Co. de Moneda el sistema avisará tal situación y no permitirá la actualización.
El Sistema genera una transacción única con todos los comprobantes procesados que podrá visualizarse en el proceso Movimientos Bancarios y por consiguiente el usuario puede imprimir la Liquidación correspondiente en dicho proceso.
Movimientos Bancarios.
El usuario debe indicar Fecha de Transacción, Concepto y Observaciones.
Estos dos últimos campos se incluyen en algunos listados y en el formulario liquidación.
Si la Liquidación provino de Depósitos y Debitación de Comprobantes el concepto que el Sistema genera es Comprobantes de Deudores/Proveedores.
La sección Valores presenta una pantalla donde el usuario debe ingresar los comprobantes correspondientes.
El Co. de Transacción corresponde a los generados en Transacciones de Caja y Bancos.
El Co. de Operación hace referencia al tipo de comprobante (Efectivo, Cheques, Documentos, etc)
En el No. de Operación se puede indicar el No. de Cheque o cualquier No. Interno que el usuario desee.
El Co. de Banco corresponde a los informados en Cuentas de Ingreso y Egreso.
El Co. de Cuenta corresponde a los informados en Cuentas de Caja y Bancos.
Los comprobantes ingresados en esta pantalla pueden ser de ingresos o de egresos y de distintas cuentas bancarias. Así se puede procesar Gastos varios, Ingresos varios, Transferencias entre cuentas bancarias (Transferencias, Anticipos a Rendir, Rendición de Fondo Fijo, etc.) e incluso una combinación de cualquiera de estas opciones en un solo comprobante.
La sección Comprobantes o Discriminación de Impuestos presenta una pantalla donde el usuario puede ingresar comprobantes de gastos fondo fijo o de ingresos varios discriminando Iva que luego se imprimirán en el Subdiario de Iva Ingresos Egresos.
La sección Imputaciones Contables presenta una pantalla donde el usuario debe indicar la Imputación Contable del neto de la liquidación (Egresos menos Ingresos menos Impuestos Discriminados).
De esta manera en la Imputación Contable los Egresos se toman con signo positivo y los Ingresos con signo negativo.
Los impuestos discriminados se imputan automáticamente contra las cuentas de impuestos ingresadas en Imputaciones Contables de Deudores y Proveedores según el Co. Imputación 1.
Si al Grabar el Sistema emite el mensaje Totales Erróneos se debe a que no se realizaron adecuadamente las Imputaciones Contables.
Si en Valores se procesó Ingresos y Egresos entre Cuentas de Ingresos Egresos que se compensen entre sí (transferencias) no es necesario indicar Imputaciones Contables dado que el Asiento implícito en la transacción es Banco a Banco.
ALMACENES.
Artículos.
En la tabla de artículos se informan todos los datos descriptivos del mismo.
Existen distintas tablas relacionadas con el artículo y aunque alguna pueda no ser de interés para el usuario igualmente debe ingresar por lo menos un registro en la misma.
El Co. IVA asume los valores 0 para los artículos exentos de IVA, 1 corresponde al IVA Gravado a la primer tasa y 2 corresponde al IVA Gravado a la segunda tasa, las alícuotas para eventuales nuevos impuestos.
Transacciones de Almacenes.
El usuario puede definir el plan de movimientos en Transacciones de Almacenes, para ello se deben codificar las transacciones que sean de interés para el análisis de Movimientos de Stock.
El usuario puede parametrizar los ítems de dato que el sistema solicitará en cada ingreso de comprobantes.
Adicionalmente el usuario puede definir de Transacciones de Almacenes,para procesar Transferencias entre Depósitos.
Este tipo de transacción implica la definición de 2 (dos) códigos.
El primer código deberá definirse de Entrada/Salida, también deberá identificarse como de tipo Transferencia y a la vez indicar el Co. de Trensacción de Almacenes donde se procesará la Salida/Entrada.
Finalmente el segundo código deberá definirse de Salida/Entrada, también deberá identificarse como de tipo Transferencia y a la vez indicar el Co. de Transacción de Almacenes en donde se procesará la Entrada/Salida.
Por ejemplo: Co. 3 Entrada Tipo Transferencia Co. Transferencia 53
Co. 53 Salida Tipo Transferencia Co. Transferencia 3
Depósitos.
El sistema permite el control del stock en distintos depósitos mediante informes que discriminan los inventarios en cada uno de ellos. Al momento de ingresar un movimiento de stock se solicitará al usuario que identifique el Depósito afectado.
Movimientos de Stock.
Los Movimientos de Stock se refieren a Entradas y Salidas dadas por las operaciones de Ventas, Compras, Producción, Transferencias entre Depósitos, etc.
Al ingresar un comprobante el usuario debe indicar el tipo de movimiento en el campo Co. de Transacción.
De acuerdo al plan de movimientos definido previamente el sistema solicitará que se ingresen los datos requeridos según el Co. de Transacción.
CONTABILIDAD.
Cuentas Contables.
Las consideraciones a tener en cuenta al definir el Plan de Cuentas son:
El Nivel se utiliza para la emisión de Balances por Niveles de manera tal de poder obtener un balance con distintos niveles de detalle.
El Co. de Ajuste se utiliza en la Mayorización de los Asientos de manera tal de calcular el valor Ajustado por Indices.
El Co. de Cuenta a Sumarizar debe ser mayor al Co. de Cuenta Contable e indica en qué cuenta el Sistema acumulará los totales en la emisión del Balance por Niveles.
La selección Patrimonial o Resultado se utiliza en los Asientos Automáticos de Utilidades y Cierre y Apertura.
La selección Saldo Normal Deudor o Acreedor se utiliza sólo a efectos de presentación de los valores en las columnas Debe o Haber en los Balances de Comprobación y por Niveles.
La selección Imputable o No Imputable se utiliza al momento de la imputación de comprobantes o en Transacciones Contables a efectos de validar el ingreso del Co. de Cuenta Contable.
A modo de guía se describe a continuación un ejemplo de un Plan de Cuentas:
Nivel Ajuste Imputable Sumariza en
1000 Activo 1 0 NO
1001 Disponibilidades 2 0 NO
1002 Caja 3 0 SI 1999
1003 Banco 3 0 SI 1999
1999 Total Disponibilidades 2 0 NO
Centros de Costos.
Las imputaciones de comprobantes o las Transacciones Contables pueden ingresarse discriminando Cuenta Contable y Centro de Costos de manera tal de poder emitir todos los comprobantes agrupados por Centro de Costos.
Transacciones Contables.
Si el usuario ingresa un No. de Asiento el sistema capturará al mismo y lo presentará en pantalla para permitir su modificación o su eliminación.
Si desea procesar un alta no debe ingresar el No. de Asiento dado que el sistema numera automáticamente y secuencialmente a partir de 1 (uno) por cada Período/Ejercicio.
La selección Co. de Moneda indica si los importes que se digitan son Pesos o Dólares y la selección Conversión indica si al momento de la mayorización ese asiento será convertido a la otra moneda o no.
Mientras se ingresa un asiento el sistema acumula el total del Debe y del Haber y sólo habilita la posibilidad de grabación si ambos coinciden.
Es posible eliminar asientos e ingresar asientos de cualquier fecha y posteriormente renumerar los mismos por fecha en el proceso Mayorización.
Mayorización.
Este proceso genera los acumulados por Cuenta Contable en Pesos, Dólares y Ajustado por Indices de manera tal que hasta antes de ejecutar el mismo el usuario sólo dispone del Diario y del Mayor y después de ejecutar el mismo dispone del Balance de Comprobación y del Balance por Niveles.
Adicionalmente al cálculo de los acumulados el sistema permite renumerar los Asientos por Fecha si es que el usuario eliminó o insertó asientos en distintas fechas y también permite remayorizar todos los asientos si es que el usuario alteró cotizaciones de dólares o valores de Indices de Ajuste.
Auditoría.
Este informe permite visualizar los Errores de Mayorización para proceder a corregirlos y remayorizar y también se lo utiliza para indicar las novedades en lo referente a la Generación de Asientos Automáticos provenientes de los distintos Módulos.
Asientos Automáticos.
Todos los Asientos Automáticos solicitan al usuario el rango de fecha a procesar y este puede definir la periodicidad de dicha actualización (diaria, semanal, mensual, etc.).
Cada Asiento Automático se genera en la Contabilidad con fecha igual a la ingresada por el usuario en el rango Hasta Fecha. Si después de generado un Asiento el usuario desea ingresar comprobantes en los módulos correspondientes, deberá dar de baja al mismo y proceder a regenerarlo para mantener la integridad de los datos entre los subsistemas y la contabilidad.
Ventas. El Asiento Standard de Ventas es:
Deudores
a Ventas
a Impuestos
La cuenta Deudores e Impuestos se informan en Imputaciones Contables de Deudores mientras que la cuenta Ventas se informa en Concepto de Venta y se asocia en cada comprobante.
Cobranzas. El Asiento Standard de Cobranzas es:
Forma de Cobranza
a Deudores
La cuenta Deudores y Forma de Cobranza se informan en Imputaciones Contables de Deudores.
Compras. El Asiento Standard de Compras es:
Compras
Impuestos
a Proveedores
La cuenta Compras se imputa a Cuentas Contables en cada comprobante mientras que la cuenta Proveedores e Impuestos se informan en Imputaciones Contables de Proveedores.
Pagos. El Asiento Standard de Pagos es:
Proveedores
a Forma de Pago
La cuenta Proveedores y Forma de Pago se informan en Imputaciones Contables de Proveedores.
Ingresos y Egresos. El Asiento Standard de Ingresos es:
Bancos
a Forma de Cobranza
a Ingresos Varios
a Impuestos
El Asiento Standard de Egresos es:
Forma de Pago
Egresos Varios
Impuestos
a Bancos
La cuenta Bancos se informa en Cuentas de Caja y Bancos.
La cuenta Forma de Cobranza/Pago se informa en Imputaciones Contables de Deudores/Proveedores bajo el Co. Imputación 1 y se imputa según los comprobantes procesados en Depósito y Debitación de Comprobantes de Deudores y Proveedores.
Las cuentas Ingresos Varios y Egresos Varios se imputa a Cuentas Contables en cada comprobante ingresado en Movimientos Bancarios, mientras que la cuenta Impuestos se informa en Imputaciones Contables de Deudores y Proveedores bajo el Co. de Imputación 1.
Utilidades. El Asiento Standard de Utilidades es:
Cuentas de Resultado con Saldo Acreedor
a Cuentas de Resultado con Saldo Deudor
a Ganancia o Pérdida del Ejercicio (puede ir en el Debe o en el Haber)
Ganancia o Pérdida del Ejercicio
a Resultados No Asignados
Las Cuentas Ganancias y Pérdidas y Resultados No Asignados se informan en Parámetros Contables siendo la primera de ellas de Resultado y la segunda Patrimonial.
Cierre y Apertura. El Asiento Standard de Cierre y Apertura es:
Cuentas Patrimoniales con Saldo Acreedor
a Cuentas Patrimoniales con Saldo Deudor
Cuentas Patrimoniales con Saldo Deudor
a Cuentas Patrimoniales con Saldo Acreedor
Este asiento solo es posible generarlo luego de haber generado y mayorizado el Asiento de Utilidades de manera tal de lograr que el mismo se encuentre balanceado.
RESGUARDO DE DATOS
Instalaciones administradas por el cliente. Recuerde que Ud. es responsable exclusivo por el Backup de sus datos y a efectos de realizar el mismo, deberá tomar copia de archivos de bases de datos, reportes personzalizados y todos los directorios de la aplicación. Para más información, leer la referencia sobre el punto 3 (tres) de nuestros Términos y Condiciones.