Las Estadísticas a describir en el presente informe son aplicables por analogía a Compras, con excepción de algunas cuestiones que se exponen en el punto Consideraciones Adicionales respecto a Estadística de Compras.
Las Estadísticas de Ventas son reportes que se generan a partir del proceso Facturas del Módulo Ventas.
Criterios de Selección.
Las distintas opciones del menú Estadísticas de Ventas del Módulo Informes permiten al usuario clasificar los registros según la selección realizada en dicho menú.
Los Criterios de Selección posibles son:
Artículos – Clientes – Vendedores – Zonas
El usuario puede seleccionar cualquier combinación de los criterios expuestos según desee. Por ejemplo, en la opción Cliente – Artículo, el sistema calculará las ventas en cada Cliente discriminadas por Artículo.
Los rangos que el sistema solicita al usuario para procesar las Estadísticas son:
Desde / Hasta Fecha
Desde / Hasta Criterios de Selección (Artículos, Clientes, Vendedores, Zonas)
Información y Procesamiento.
Las columnas que incluyen los reportes son:
Cantidad de Items
Pesos
Dólares
Unidades
Precio de Venta Unitario en u$s
Costo de Venta Unitario en u$s
Rentabilidad
La columna Cantidad de Items corresponde a la suma de los comprobantes incluidos en las Estadísticas de Ventas. Esta información puede ser de importancia para conocer cuantos registros componen un determinado valor.
Los Precios Unitarios considerados a los efectos estadísticos se encuentran neteados de las Bonificaciones y Recargos Comerciales, pero no de los Descuentos y Recargos Financieros.
Los primeros son los que figuran en el Botón de Comandos Artículos del proceso Facturas del Módulo Ventas y se ingresan ítem por ítem, en tanto que los segundos se encuentran en el Botón de Comandos Clientes del proceso Facturas del Módulo Ventas e impactan al final del comprobante.
PVU = Precio de Venta Unitario
PVU $ = Precio Unitario Digitado + (Recargo Comercial – Bonificación Comercial)
La columna Unidades surge de la sumatoria de los registros procesados de las Unidades Vendidas.
La columna Pesos surge de la sumatoria de los registros procesados considerando el Precio Unitario en Pesos por las Unidades Vendidas.
Pesos = PVU $ * Unidades
La columna Dólares surge de la sumatoria de los registros procesados considerando el Precio Unitario en Dólares, calculado como Precio Unitario en Pesos dividido la Cotización del Dólar por las Unidades Vendidas.
Cabe consignar que en cada comprobante que se ingresa al sistema el usuario indica la Cotización u$s correspondiente.
PVU u$s = PVU $ / Cotización u$s
Dólares = PVU u$s * Unidades
La columna Precio de Venta Unitario en u$s surge de la división de las columnas Dólares y Unidades.
La columna Costo de Venta Unitario en u$s surge de la división de las columnas Costo en Dólares y Unidades.
El sistema captura el Costo de Venta de cada Artículo en el momento de ingresar comprobantes, considerando la Lista de Precios y el Canal de Distribución definidos en los campos Lista de Costos y Canal de Costos del proceso Tablas – Datos Generales – Parametrización de Usuarios – Solapa Venta.
Cabe consignar que si dicha información no se encuentra indicada al momento de la confección de los comprobantes, el sistema considerará costo cero y por lo tanto la rentabilidad será de 100%.
CVU = Costo de Venta Unitario
Costo en Dólares = CVU $ * Unidades
CVU u$s = CVU $ / Cotización u$s
Con respecto al tema Costos, existen muchas consideraciones que no se incluyen en el presente informe, dado que exceden al mismo.
Sin embargo, cabe consignar que el cálculo de los costos varía según las diferentes necesidades de cada organización y brevemente podemos citar que los mismos se encuentran considerados en los Módulos Compras, Producción y Costos y Comercio Exterior – Importaciones.
La columna Rentabilidad surge de la utilidad (Precio de Venta Unitario en u$s menos Costo de Venta Unitario en u$s) dividido Precio de Venta Unitario en u$s.
Rentabilidad = (PVU u$s – CVU u$s) / PVU u$s * 100
Cabe consignar que este cálculo es realizado registro por registro, por lo que en definitiva el usuario podrá visualizar la Rentabilidad Promedio según la selección de criterios elegida.
Por ejemplo, en la opción Vendedor – Cliente, el sistema calculará la Rentabilidad Promedio de Ventas de todos los comprobantes realizados por cada Vendedor en cada Cliente.
Totales por Criterios de Selección y Totales Generales.
Los Totales por Criterios de Selección y los Totales Generales de los reportes Estadísticas de Ventas, que surgen de la acumulación de las distintas columnas, no tienen mayores explicaciones, excepto en lo referido a Precio de Venta Unitario en u$s, Costo de Venta Unitario en u$s y Rentabilidad.
De tal manera, el Precio de Venta Unitario en u$s responde a la división del Total Dólares y del Total de Unidades, resultando un promedio según la selección de criterios elegida.
Asimismo, el Costo de Venta Unitario en u$s surge de la división del Total Costo en u$s y del Total Unidades, resultando un promedio según la selección de criterios elegida.
Finalmente, la Rentabilidad Total surge de ponderar las rentabilidades parciales y los Dólares correspondientes.
El cálculo que en definitiva realiza el sistema es el cociente entre la sumatoria de Dólares por la Rentabilidad Parcial y la sumatoria de Dólares.
Rentabilidad Total = Sumatoria (Dólares * Rentabilidad) / Sumatoria (Dólares)
Así, el usuario podrá visualizar que si hubiera un producto determinado que afecta en forma importante a los Dólares totales vendidos y que posee una baja rentabilidad y otro producto que impacta con poco monto a los Dólares totales vendidos pero con alta rentabilidad, resultará que en el promedio la rentabilidad se acercará a la del primer producto, dado que éste, en comparación con el segundo, participa con un peso mayor en la venta total.
Consideraciones Adicionales.
El origen de la información incluida en los reportes Estadísticas de Ventas son los comprobantes ingresados en la opción de menú Facturas del Módulo Ventas.
Dichos comprobantes pueden ser Facturas, Débitos, Créditos, etc, según el Co. Operación indicado en cada transacción.
Adicionalmente, cabe consignar que todas los registros incluidos en estos reportes son los que hacen referencia a Artículos, por lo que los comprobantes mencionados deben generarse con el botón de opción Artículos y no así con el botón de opción Otros, como por ejemplo Notas de Débito por Cheques Rechazados u otros conceptos.
Los comprobantes Facturas, Débitos y Créditos ingresados en el Módulo Deudores no se incluyen en los reportes Estadísticas de Ventas, de acuerdo a lo citado en el párrafo anterior.
Por este motivo, cabe aclarar que la anulación en el Módulo Deudores de un comprobante que haya sido previamente generado en el Módulo de Ventas, no tiene efecto sobre los reportes en cuestión.
En un caso como el citado el usuario debe anular el comprobante a través de una Nota de Crédito o del comprobante adecuado en el mismo Módulo de Ventas.
Consideraciones Adicionales respecto a Estadísticas de Compras.
Todo lo citado en el presente informe es aplicable al Circuito de Compras. Obviamente, la terminología adecuada sería Proveedores y Compradores en reemplazo de Clientes y Vendedores.
Asimismo, todo lo referido a Rentabilidad y Costo de Ventas es sustituido, en el caso de Compras, por un cálculo de Desvío entre los Precios de Compra y los Costos vigentes al momento del ingreso de cada comprobante.
Criterios de Selección.
Adicionalmente a los criterios básicos (Clientes, Artículos, Vendedores, Zonas), el usuario dispone de las siguientes variantes:
Canales de Distribución
Comprobantes
Conceptos de Ventas
Provincias
Depósito
Periodos
Transportes
Sectores
Condiciones de Cobranzas
Supervisores
Áreas
Conceptos de Almacenes
Equivalencias
Como se detalló anteriormente, el usuario puede seleccionar cualquier combinación de los criterios expuestos según desee.
Por ejemplo, en la opción Canal de Distribución – Cliente, el sistema calculará las ventas en cada Canal de Distribución discriminando por Cliente.
Los Criterios de Selección pueden ser Fijos, Variables o Mixtos. Los Criterios Fijos son aquellos que se encuentran ligados al Cliente o al Artículo en las tablas maestras y que no pueden alterarse en cada comprobante.
En el caso de Clientes, corresponde mencionar Zonas, Provincias, Supervisores y Áreas.
En el caso de Artículos, corresponde mencionar Conceptos de Almacenes y Equivalencias.
Si el usuario, en determinado momento, altera estos datos de las tablas maestras, el sistema calculará las estadísticas según esta nueva definición aun con los registros ya generados.
Los Criterios Variables son aquellos que el usuario debe indicar al momento de confeccionar cada comprobante.
En este aspecto corresponde mencionar Conceptos de Venta, Depósito y Sectores.
Por último, los Criterios Mixtos son aquellos que se encuentran ligados al Cliente en las tablas maestras y que son editados en el momento de realizar cada comprobante, por lo que el usuario puede aceptarlos o modificarlos puntualmente para un determinado comprobante.
Corresponde mencionar Vendedor, Canales de Distribución, Transportes y Condiciones de Cobranzas.
Estos datos se arrastran a cada comprobante y, en caso de que el usuario altere los mismos en las tablas maestras, el sistema comenzará a imputarlos en estadísticas a partir de los nuevos comprobantes generados, en tanto que los ya procesados con anterioridad al cambio quedarán como originariamente fueron concebidos.
Factor de Conversión.
La Unidad de Medida es un atributo asignado a cada Artículo e indica la dimensión en la que se expresan las unidades vendidas.
En las Estadísticas de Ventas el Sistema acumula las unidades y es posible que dicho valor no resulte un dato relevante de análisis, dado que se estarían sumando cantidades expresadas en diferentes Unidades de Medida.
No obstante, el usuario puede asignar hasta 5 (cinco) Unidades de Medida adicionales por Artículo. Por cada una de ellas, además, deberá definir el Factor de Conversión entre la Unidad de Medida original y dichas Unidades de Medida.
Por ejemplo, el usuario puede determinar, independientemente de las Unidades de Medida de sus Artículos, una conversión a Toneladas en el primer Factor de Conversión y así establecer una Unidad de Medida homogénea para todos los productos.
Al momento de generar los reportes Estadísticas de Ventas el Sistema solicita el Factor de Conversión a utilizar para el cálculo de una nueva columna que se agrega al diseño original, denominada Unidades por Factor.
Dicho Factor solamente es válido entre 1 y 5.
De esta forma, el Sistema calcula en la columna Unidades por Factor las Unidades Vendidas por el Factor de Conversión de cada Artículo.
Ranking.
Los reportes Estadísticas de Ventas de la versión standard se clasifican por Código de los conceptos elegidos según los Criterios de Selección.
Por ejemplo, en una Estadística de Ventas por Articulo el sistema ordenará los registros por Co. de Articulo.
Las opciones de Ranking permiten realizar un ordenamiento por cualquiera de las columnas que incluyen los reportes, o sea, Cantidad de Items, Pesos, Dólares, Precio de Venta Unitario en u$s, Costo de Venta Unitario en u$s y Rentabilidad.
Por ejemplo, en una Estadística de Ventas por Articulo con Ranking de Dólares, el sistema ordenará los Artículos de mayor a menor según la columna Dólares, de manera tal que figuren según su importancia con respecto a la venta total.
Cuando el usuario elige las opciones de Ranking, el sistema agrega al reporte las siguiente columnas adicionales:
Porcentaje de Incidencia
Porcentaje de Incidencia Acumulado
No. de Orden
Con esta información el usuario puede analizar cuánto incide un determinado articulo en el total y puede conocer cuántos artículos conforman un determinado nivel de incidencia.
La teoría de análisis de Estadísticas detalla los conceptos de la Curva ABC a los efectos de analizar los datos relevantes gerencialmente.
Éstos se basan en que un 80 % de la facturación total la conforman un 5 % de los artículos, un 15 % de la facturación total la conforman un 15 % de los artículos y un 5 % de la facturación total la conforman un 80 % de los artículos que indica la relevancia de los distintos artículos.
Esto es, en la zona A aparecerán pocos artículos que aportan un gran porcentaje de la facturación, o sea los más relevantes, en la zona B aparecerán muchos artículos pero que sin embargo inciden con menor relevancia que los anteriores, o sea los artículos no tan relevantes, y finalmente en la zona C aparecerán muchos artículos con poquísima incidencia en la facturación, o sea aquellos irrelevantes de analizar.
Cabe aclarar que todo lo referido en los párrafos anteriores sobre ranking de Dólares vale para cualquiera de las columnas de los reportes, por ejemplo, Ranking de Rentabilidad de manera tal de obtener los artículos de mayor a menor según su rentabilidad.
Adicionalmente, lo citado en los párrafos anteriores en referencia a Artículos, vale para cualquiera de los otros Criterios de Selección, o sea es posible la obtención de ranking de Clientes, Vendedores, etc.
Incluso es posible la obtención de ranking cruzados, por ejemplo Clientes por Vendedor, y esta información indicará los clientes según su importancia en cada vendedor.
Cabe remarcar que el usuario puede obtener Ranking de: Cantidad de Items, Pesos, Dólares, Precio de Venta Unitario en u$s, Costo de Venta Unitario en u$s y Rentabilidad.
Cobertura.
El Índice de Cobertura es un indicador que se define como la relación entre la cantidad de cuentas vendidas en un período por la cantidad de cuentas totales de la Empresa.
De manera tal que este índice expresa la cantidad de cuentas activas en un período dado.
Por ejemplo, en la Estadística de Ventas por Artículo el Sistema calculará la cantidad de artículos operados dividido la cantidad total de artículos ingresados en la Tabla de Artículos.
De esta forma, dicho indicador expone el porcentaje de items activos.
Asimismo, en la opción Vendedor – Cliente, el Sistema calcula como Índice de Cobertura el porcentaje de Clientes activos por cada vendedor con respecto a todos los Clientes asignados a dicho Vendedor.
Descuentos y Recargos Financieros.
Como ya se comentó en párrafos anteriores, los Precios de Venta se encuentran neteados de las Bonificaciones y Recargos Comerciales, pero no así de los Descuentos y Recargos Financieros.
La presente funcionalidad permite que el Sistema aplique los Descuentos y Recargos Financieros expuestos al pié de cada factura entre cada uno de los Artículos del Comprobante.
De esta manera, las Estadísticas de Ventas calculadas resultan computadas con el precio neto de conceptos Comerciales y Financieros.
Rentabilidad Bruta y Neta.
En el cálculo del Porcentaje de Rentabilidad influye el Costo de Venta de cada artículo. Es posible aplicar a dicho costo un índice mensual de forma tal de calcular el costo neto incluyendo el costo bruto más el porcentaje indicado.
Al momento de ingresar los artículos el usuario puede indicar el Co. Índice de Ajuste en cada uno de ellos y, mensualmente, informar los porcentajes a aplicar en el proceso Índices del Módulo Tablas – General.
Por ejemplo, si el usuario desea recalcular la Rentabilidad neteando al costo el porcentaje de algún impuesto directo sobre las ventas, como ser Ingresos Brutos, o bien pretende aplicar un porcentaje de incidencia de costos indirectos administrativos o de otra índole, puede utilizar esta funcionalidad a tales efectos.
Cabe consignar que este cálculo es realizado por artículo, o sea que es posible indicar distintos porcentajes a diferentes artículos o grupos de artículos.
Estadísticas de Bonificaciones y Recargos Comerciales.
El sistema standard incluye el cálculo de la Rentabilidad por cualquiera de los criterios de selección elegidos.
Alternativamente, y según la presente funcionalidad, es posible la obtención de Estadísticas referidas al análisis de Bonificaciones y Recargos.
Las Listas de Precios se encuentran definidas por Canal de Distribución.
El usuario puede establecer una relación porcentual entre los canales, de manera tal que los diferentes precios de un mismo artículo en los diversos canales incluyan dicha relación.
El Canal 1 (uno) es el Canal Base y las relaciones porcentuales definidas en el resto de los canales implican implícitamente una Bonificación o Recargo.
Así, por ejemplo, si el Canal 2 tiene definida una relación porcentual con respecto al Canal 1 del 90%, existe una bonificación implícita del 10% y, si tuviera definida una relación porcentual del 110%, existiría un recargo implícito del 10%.
Agregadamente, es posible que el usuario indique, al momento de ingresar comprobantes, bonificaciones y recargos adicionales.
En virtud de lo expuesto en los párrafos precedentes, las Estadísticas de Bonificaciones y Recargos generan la siguiente información:
Venta Bruta (en u$s)
Venta Canal (en u$s)
Venta Neta (en u$s)
Unidades
Precio Unitario Bruto en u$s
Precio Unitario Canal en u$s
Precio Unitario Neto en u$s
Porcentaje Relación
La primera columna calcula las unidades vendidas al precio del Canal Base; la segunda columna calcula a precios del Canal de cada cliente o comprobante; por último, la tercer columna calcula a precios netos, o sea, los efectivamente facturados.
De esta manera, la relación entre las columnas Bruta y Canal incluye las bonificaciones y los recargos implícitos en las definiciones de Listas de Precios y los diferentes canales; la relación entre las columnas Canal y Neta incluye las bonificaciones y los recargos adicionales ingresados por comprobantes y, finalmente, la relación entre las columnas Bruta y Neta incluye las bonificaciones y los recargos totales.
Al respecto, la teoría de análisis de Estadísticas remarca la importancia de estudiar no sólo la Rentabilidad de Ventas, sino también las bonificaciones que se otorgaron para lograr un determinado volumen de ventas.
Teniendo esto en consideración, el sistema permite analizar las bonificaciones promedio que cedió cada Vendedor, las bonificaciones que se otorgaron en determinadas Zonas, cuánto cuesta penetrar en un determinado Canal, como por ejemplo Supermercados, o conocer las bonificaciones históricas otorgadas a cada Cliente y, en general, analizar dicha información por cualquiera de los criterios de selección elegidos.
Períodos.
Con respecto a los Criterios de Selección posibles descriptos anteriormente, cabe mencionar especialmente a la opción Períodos.
En la versión standard de las Estadísticas de Ventas es posible analizar la información seleccionada en un rango de fechas.
En la presente funcionalidad es factible analizar tal información en todo el rango de fechas seleccionado y discriminado por las siguientes opciones:
Diario
Semanal
Mensual
Bimestral
Trimestral
Semestral
Anual
Por ejemplo, es posible obtener un reporte anual por Cliente con la venta discriminada mensualmente y las rentabilidades correspondientes para evaluar las variaciones y su comportamiento histórico.
Actualización de Indicativos en Comprobantes de Ventas.
Según lo citado en el tema Criterios de Selección con respecto a los conceptos Fijos, Variables y Mixtos, existen campos que se arrastran al registro del comprobante y otros que no.
En el caso de los campos que se arrastran a cada comprobante, existe la posibilidad de que el usuario desee modificar los campos de la Tabla Clientes, Vendedor y Canal de Distribución, y que esta nueva definición la transfiera a todos los comprobantes ya generados.
Otra cuestión bastante común es que los usuarios inician sus operaciones con el sistema sin darle importancia a las listas de costos de venta, por lo que luego al emitir estadísticas aparece toda la venta con el 100 % de Rentabilidad.
Para ello, existe un proceso denominado Actualización de Indicativos en Comprobantes de Ventas en el Módulo Tablas, que permite regrabar en los comprobantes ya generados la nueva definición realizada en las tablas maestras.
Estadísticas por Niveles.
El sistema permite armar los Co. de Artículos según un código estructurado conformado por diferentes combinaciones de elementos que el usuario puede definir.
Por ejemplo, si el Co. Artículo se compone de 8 (ocho) dígitos es posible definir 2 (dos) dígitos de Grupo, 2 (dos) dígitos de Línea y 4 (cuatro) dígitos de Artículo propiamente dicho.
Las Estadísticas por Niveles permitirán analizar el detalle de ventas pero resumidas según la Estructura del Co. Artículo, provocando cortes de control y totalizadores según lo seleccionado por el usuario.
Estadísticas por Parámetros.
Estos reportes pueden ser emitidos considerando cualquier Criterio de Selección, definidos anteriormente, y su combinación con el Criterio de Selección Artículos.
El objetivo de estos reportes es agrupar los Artículos y resumir el detalle ítem por ítem, que se obtiene en los reportes standard, en grupos, rubros, líneas, o lo que el usuario considere oportuno.
Esto es así a los efectos que el análisis de las Estadísticas a nivel gerencial resulte legible y no al mínimo detalle hasta llegar a cada artículo, lo cual termina siendo tedioso de analizar e irrelevante para la toma de decisiones comerciales.
El sistema permite asignar a cada artículo diferentes atributos que el usuario puede definir.
Por ejemplo, el usuario puede definir tablas de Colores, Talles, Temporada, Origen, entre otros, y a su vez puede definir los diversos elementos de dichas tablas. Finalmente, puede asignar a cada uno de sus artículos los atributos correspondientes.
Las Estadísticas por Parámetros permiten analizar el detalle de ventas, pero resumidas según los Parámetros de Artículo provocando cortes de control y totalizadores según lo seleccionado por el usuario.
La diferencia existente entre las Estadísticas de Ventas por Parámetros y las Estadísticas de Ventas por Niveles consiste en que las tablas indicadas como Parámetros pueden o no formar parte del Co. Artículo.