El sistema permite la definición de Parámetros, Acciones y Elementos. Es importante la previa definición de los parámetros ya que luego de ingresar registros, no se podrán borrar; por lo cual se deberían borrar todos los registros relacionados para poder eliminar dicho parámetro. Una vez generada esta estructura, se procederá a introducir la información de Cuentas y Contactos.
1. Primero se establecerán los Parámetros, ya sean de:
- Cuentas. Ej. Tipo de empresa
- Contactos. Ej. Profesión
- Cuentas y Contactos.
- Acciones. Ej. Reunión
Para ello, inicialmente se establecerá una Codificación numérica según el tipo de parámetro, por ejemplo:
- 1 a 99: Parámetros aplicables a la Cuenta.
- 100 a 199: Parámetros aplicables al Contacto.
- 200 a 299: Parámetros aplicables a Cuentas y contactos.
- 300 a 399: Parámetros aplicables a las Acciones.
Los parámetros se crean en el Proceso Tablas, Parámetros, Definición de parámetros, del siguiente modo:
El usuario deberá ingresar el número del parámetro, su descripción y descripción abreviada.Una vez ingresado estos datos, deberá elegir la forma en que quiere agregar la información, ya sea descriptiva (puede ingresar cualquier valor o tomar los definidos a través de elementos), o por tipo de datos.
En la forma descriptiva corresponderá establecer la Longitud del Código y Descripción, constituyendo la base para la introducción de elementos del parámetro.n Tipo de datos, puede optar entre: Fecha, Si/No, Moneda, etc.
Estas opciones se eliminan entre sí, es decir que si elige la primer opción se bloquea la posibilidad de elegir la opción siguiente.
Luego, elegirá la aplicación del parámetro. Es decir, indicará si pertenece a Cuentas, Contactos, Cuentas y Contactos o Acciones.
2. En segundo lugar, se definirán las Acciones que se estiman y proyectan que se realizarán, a las cuales el usuario le puede agregar parámetros relacionados. De igual modo a Parámetros, codificará numéricamente los distintos tipos de acciones que considere que se realizarán.
En el Proceso Tablas, Acciones se indica el Código de acción, su descripción, abreviatura, el tiempo necesario para grabar eventos de estas acciones. También se elige el medio de comunicación asociado, es decir, si la acción indica realizar un llamado telefónico, enviar un e-mail o e-mails masivos u otros. Esto es importante, ya que en el momento de registrar el evento la pantalla mostrará la acción a seguir estipulada.
Además el usuario puede generar acciones resultantes de la primer acción, por ejemplo: en la acción “E-Mails enviados” se puede relacionar una “Acción de error de comunicación” en caso que el e-mail enviado no encuentre el destinatario.
En el caso de acciones cuyo medio de comunicación asociado sea “e-mail”, corresponde indicar la cantidad de e-mails a enviar por lote y el tiempo de demora entre envíos, etc. Estos datos permitirán optimizar el envío de e-mails masivos.
A su vez, se permite la creación de acciones que posean parámetros relacionados. Por ejemplo, la acción “Reuniones” tendrá un parámetro asociado, que permitirá exponer una descripción acerca del lugar donde se realizó la reunión.
3. En tercer lugar, se introducirán los Elementos que integran los parámetros definidos, en el caso que sea necesario, considerando la longitud del código y descripción prevista.
En el proceso Parámetros, Elementos se elegirá el parámetro y se añadirán elementos, respetando la Longitud de Código y Descripción prevista.
Por último, y una vez realizada la Parametrización del Módulo CRM, se procederá a registrar las Cuentas y Contactos, En el caso de Contactos, es conveniente incorporar previamente los registros de los cargos y departamentos que posiblemente existan en las cuentas. Esta opción se encuentra en: Contactos, Cargos y Departamentos.
En Proceso Tablas, Cuentas, corresponde anotar información referente a la Cuenta:
- Razón Social. Este dato es necesario para que se grabe la registración.
- Denominación. Algún otro nombre por el cual conozca a la empresa.
- Datos de referencia. En caso de que la cuenta haya sido referida por terceros.
- Estado de Cuenta. Activo o Inactivo.
Luego, el usuario deberá introducir otros datos en las solapas ubicadas en el lateral derecho:
- Datos Básicos: domicilio, localidad, código postal, etc.
- Contactos: Incorpora el Nombre, Apellido, Cargo, Departamento del contacto; así como los Canales de comunicación (datos para comunicarse con el contacto) y Atributos (parámetros del contacto). Además, puede establecer la característica de “contacto principal” para un contacto de cada cuenta.
- Canales: teléfono, dirección de e-mail de la cuenta.
- Atributos: Parámetros establecidos para la Cuenta.
- Antecedentes: Informa los eventos registrados para esa cuenta, permitiendo acotar entre fechas.
Asimismo, se puede registrar información de Cuentas y Contactos en diversas opciones dentro del Proceso Tablas, como ser: Parámetros de Cuentas, Parámetros de Contactos, Canales de Comunicación (de Cuentas, de Contactos).
A su vez, cabe destacar que existe la opción de importar estos datos desde los módulos Deudores y Proveedores, desde los eventos registrados en el Sitio Web de la empresa, o bien desde planillas en Excel.