Como expertos en la implementación de Software de gestión, hemos colaborado y trabajado codo a codo junto a cientos de CEOs, CFOs, CIOs a través de la tarea de implementar un ERP en sus empresas. Y queremos traer paz ¡es posible hacerlo sin esfuerzos extra!

Entendemos que la implementación de un software de gestión y planificación de los recursos es un punto crítico en cualquier organización. Requiere de planeamiento y organización. Es que, no involucra únicamente la instalación, sino la preparación y migración de datos, el mapeo y validación de los procesos, el entrenamiento a usuarios. ¡Pero también es buen momento para aprovechar y revisar cada una de estas etapas!

Después de más de 350 implementaciones exitosas a lo largo de los años, nos gustaría enumerar los pasos más importantes para atravesar el proceso de la forma más eficiente:

1. EVALUACIÓN DE NECESIDADES

Identificar el flujo de trabajo empresarial y realizar una evaluación de necesidades. Un diseño de flujo de trabajo ayuda a documentar sus procesos organizativos e identificar los cuellos de botella clave que podrían impedirles lograr una automatización y sistematización eficiente.

2. EQUIPO DE GESTIÓN

Reunir un equipo de gestión “de transición”. Es primordial crear un equipo técnico compuesto por colaboradores que comprendan las fortalezas y debilidades técnicas y operativas de su organización. Este equipo generalmente consta de un gerente de proyecto, un analista de aplicaciones y un evaluador de control de calidad. El objetivo del equipo de gestión del cambio es ayudar a su organización a realizar una transición fluida hacia el uso de un nuevo ERP dentro del plazo planificado.

3. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

Identificar, medir y realizar un seguimiento de los KPI. La implementación de ERP trae cambios importantes al flujo de trabajo de una organización. Como resultado, puede haber cambios en la productividad y es necesario contar con un mecanismo de seguimiento confiable. Esto implica identificar indicadores clave de desempeño y establecer métodos para medir y rastrear estos KPI.

4. MIGRACIÓN

Limpiar datos y prepararse para la migración. Las organizaciones suelen utilizar varios programas de software independientes para ejecutar varias operaciones comerciales. Estas herramientas de software generan datos en diferentes formatos, lo que resulta en repeticiones, duplicaciones y redundancias. La migración de datos implica limpiar, reestructurar y organizar estas bases de datos dispares, preparándose para el nuevo ERP.

5. CAPACITACIÓN DE USUARIOS

Focalizar en la capacitación de usuarios y en establecer una comunicación ágil con el soporte del proveedor. El entrenamiento del personal debe realizarse en coordinación. Esta etapa también es una oportunidad para aprender los roles de los usuarios y la gestión de acceso de los distintos módulos de ERP. La formación del personal es imprescindible para identificar posibles inconvenientes del flujo de trabajo.

¡La paciencia es una virtud durante la implementación! Pero rinde sus frutos y vale cada esfuerzo.