5 tips para una transición sin malestares

Consejos para una migración de software donde todos salen beneficiados.

1. Define el alcance y planifica
El factor más importante que debes tener en cuenta a la hora de elegir e implementar un software es el contexto particular de tu negocio ¿Cuáles son sus necesidades? ¿Hacia dónde quieren llegar con el nuevo software?
Se sugiere que crees un roadmap que te ayuda a gestionar bien el tiempo y las actividades relacionadas con la implementación. Luego que establezcas un presupuesto realista.
Es prioritario que determines cuáles son los requisitos funcionales y técnicos que debe cumplir el software.
Finalmente puedes diseñar un programa con entregables específicos para cada paso de la implementación, desde la búsqueda y adquisición, hasta la instalación y monitoreo de desempeño.

2. Personalización y modelización de funciones
La modelización de tus procesos es un pilar fundamental que debes priorizar en estas instancias. El sistema debe poder adaptarse a las particularidades de tu negocio y no el negocio al sistema.
En algunos casos, puede que no sea necesario personalizar el software.

La implementación de una solución es una gran decisión y puede determinar una importante inversión de recursos de la compañía.
La administración tiene que mantener continuamente el ojo puesto sobre su funcionamiento y el programa de mantenimiento.
Durante las pruebas piloto, se debe evaluar la realización del valor del sistema frente al valor deseado de la empresa.

En un escenario ideal debes cubrir todos los casos de uso de tus procedimientos.

3. Optimiza los tiempos de Start Up
Una vez que identifiques una solución, un paso muy importante es la migración de datos, que proporciona una transición sin problemas y la utilización futura del software.

Implementar un sistema puede ser un gran cambio, especialmente si la compañía está probando el software por primera vez.
Identificar qué datos son necesarios para una transición exitosa es muy importante.
La mayoría del software te permite la entrada de datos, pero el cambio completo de datos puede ser una carga para el mismo.
Por lo tanto, solo los datos necesarios y más importantes deben transferirse al sistema, y debes tener mucho cuidado para garantizar que los datos se recuperen cuando sea necesario.

4. Establece un equipo interno para gestionar el proyecto de implementación
Es recomendable que establezcas un equipo interno de trabajo de al menos 5 personas o un referente por área (Key users) para que se puedan gestionar y supervisar la implementación de la solución.
En un escenario ideal este grupo deberá estar en constante interacción con todos los departamentos y su función principal durante el periodo de puesta en marcha será que puedan enfocar todo su esfuerzo en el proyecto.

5. Prevé el crecimiento de la plataforma
Una característica imprescindible de la solución es la de brindar la posibilidad de crecer junto a la plataforma.
Existen software enlatados sobre los cuales no podrás integrar nuevas funciones en el futuro; como si existen soluciones preplaneadas que te permitirán acompañar el crecimiento de tu negocio.
De esta manera podrás contemplar necesidades futuras que las áreas requieran, sin necesidad de cambiar sistemas obsoletos.
Escalar con nuevas funcionalidades es lo más natural en cualquier negocio. Para poder seguir el ritmo de los nuevos retos y darles cara, la flexibilidad es fundamental.

Una plataforma de gestión como IGGLOBAL está diseñada después de una cantidad significativa de investigación y de acuerdo con las necesidades del mercado en general.

IGGLOBAL permite la modelización de procesos y la escalabilidad continua para acompañar los desafíos del negocio.


CRM: Cuándo es momento de tener uno?

¿Qué empresas deberían usar un CRM?

Un CRM es un sistema de administración de clientes que le permite organizar la información de clientes y prospectos para identificar oportunidades de venta.

Algunos ven el CRM como algo sofisticado que no necesitan por el tamaño de su negocio o como una herramienta que está económicamente fuera de su alcance. Sin embargo hay muy buenas soluciones de CRM para Pymes las cuales incluyen funcionalidades que permiten a una pequeña empresa identificar alertas tempranas y oportunidades de comerciales en clientes actuales como potenciales.

¿Mi negocio es muy pequeño para tener un CRM?
Normalmente las empresas empiezan a cuestionarse la necesidad de utilizar un CRM en función de su número de empleados, pensando unificar los flujos de información que maneja cada uno de estos.
Quizá sería más interesante plantearlo a la inversa. Será interesante implementarlo cuando tengamos más clientes o prospectos de los que podemos gestionar.

Es decir, un CRM es imprescindible para un negocio que tiene cientos de clientes aunque sólo tenga 2 empleados.
Una manera sencilla de saber si mi empresa necesita un CRM, es responder a las siguientes tres preguntas:

1. ¿Estás perdiendo ventas porque no es capaz de seguir los contactos y las oportunidades comerciales?
2. ¿Estableciste un procedimiento de ventas y estás listo para hacer un seguimiento del equipo comercial?
3. ¿Quieres que sus interacciones con los clientes (correos, llamadas telefónicas, citas y presupuestos) estén disponibles en un solo lugar?

Si respondes sí a alguna de las 3 preguntas, deberías pensar en implementar un CRM para tu negocio!


Marche un CRM para las Pymes!

Las pequeñas empresas manejan la información de sus clientes y oportunidades comerciales de múltiples maneras, algunos en sus teléfonos móviles, otros en archivos de Excel o en documentos compartidos de Google Docs, pero siempre en algún lugar.

Si bien estos archivos sirven en el corto plazo, si quiere escalar su negocio y crecer, puede ser momento de considerar un CRM, así sea en una primer versión básica o estándar.

Una solución de CRM podrá ayudarte a recolectar esa valiosa información en un solo lugar, hacerla accesible a su equipo comercial y enfocarse en crecer los negocios con las oportunidades que identifique.

Este escenario expone 3 conceptos muy claros y necesarios para tu negocio:
Integración de los Datos + Disponibilidad de la Información + Toma de Decisiones

Un software CRM es una solución que permitirá:

• Identificar y enfocarse en los mejores clientes, administrar campañas de marketing y generar prospectos calificados para el equipo de ventas.
• Mejorar la gestión comercial, optimizando la información compartida por múltiples empleados, teniendo en un solo lugar el registro de todo lo que pasa con un cliente.
• Construir relaciones personalizadas, enfocándose en la satisfacción de los clientes y maximizando las utilidades, pudiendo identificar los más rentables y prestándoles el máximo nivel de servicio.
• Brindar al equipo comercial la información necesaria para conocer a sus clientes, identificar sus necesidades y construir efectivas relaciones.


Encuentra un proveedor a la medida de tus necesidades

Tu empresa puede que no cuente con un equipo interno de IT, o que simplemente tus empleados necesiten de apoyo extra para poder conocer mejor el software y llevar a cabo el proyecto con éxito.

En cualquiera de estos casos es muy importante que contrates al proveedor adecuado y a la altura de tus exigencias.

El mismo debe poder ofrecerte un servicio profesional de consultoría de IT y de gestión de proyectos de implementación de software.
Tu proveedor debe contar con determinadas características:

• Un equipo con la EXPERIENCIA y los conocimientos técnicos y funcionales necesarios.
• Los RECURSOS necesarios para realizar una transferencia de conocimientos eficiente.
• Una sólida COMPRESION de los negocios.
• Excelentes habilidades de COMUNICACIÓN, ya que trabajará mano a mano con tu equipo interno.

Además, debe poder brindarte un análisis detallado de las distintas inversiones iniciales y de la evolución del proyecto a medida que se va desarrollando.

Tómate el tiempo que creas más conveniente para evaluar las diversas opciones disponibles.
Recuerda que seleccionar el proveedor adecuado es casi tan importante como elegir la solución correcta.


Make it clean and simple

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Just the other day I happened to wake up early. That is unusual for an engineering student. After a long time I could witness the sunrise. I could feel the sun rays falling on my body. Usual morning is followed by hustle to make it to college on time. This morning was just another morning yet seemed different.

Witnessing calm and quiet atmosphere, clear and fresh air seemed like a miracle to me. I wanted this time to last longer since I was not sure if I would be able to witness it again, knowing my habit of succumbing to schedule. There was this unusual serenity that comforted my mind. It dawned on me, how distant I had been from nature. Standing near the compound’s gate, feeling the moistness that the air carried, I thought about my life so far.

This is what has happened to us. We want the things we have been doing forcefully to fail. And then maybe people around us would let us try something else or our dreams. We are accustomed to live by everyone else’s definition of success. We punish people for the things they are passionate about, just because we were unable to do the same at some point in our life.

I was good at academics, so decisions of my life had been pretty simple and straight. Being pretty confident I would make it to the best junior college of my town in the first round itself, never made me consider any other option. I loved psychology since childhood, but engineering was the safest option. Being born in a middle class family, thinking of risking your career to make it to medical field was not sane. I grew up hearing ‘Only doctor’s children can afford that field’ and finally ended up believing it. No one around me believed in taking risks. Everyone worshiped security. I grew up doing the same.

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‘Being in the top will only grant you a good life’ has been the mantra of my life. But at times, I wish I was an average student. I wish decisions would have not been so straightforward. Maybe I would have played cricket- the only thing I feel passionate about. Or maybe I would have studied literature (literature drives me crazy). Isn’t that disappointing- me wishing to be bad at academics. It’s like at times I hate myself for the stuff I am good at.

I feel like these concrete buildings have sucked our desires and our dreams. We are so used to comfort that compromise seems like a taboo. We have lost faith in ourselves. If we can make through it right now, we can do the same in the days to come. You only need a desire to survive and nothing more- not money or cars or designer clothes.

Staying locked up in four walls have restricted our thinking. I feel like our limited thinking echoes through this wall. We are so used to schedules and predictable life that we have successfully suppressed our creative side.

When you step out of these four walls on a peaceful morning, you realize how much nature has to offer to you. Its boundless. Your thoughts, worries, deadlines won’t resonate here. Everything will flow away along with the wind. And you will realize every answer you had been looking for, was always known to you.

It would mean a lot to me if you recommend this article and help me improve. I would love to know your thoughts!


Tips para una gestión del cambio exitosa

Usuarios y equipos en la aventura de la Capacitación

Impacto en todas las áreas
Los empleados de cualquier compañía están acostumbrados al mismo tipo de actividades realizadas a través de un proceso definido en su rutina diaria y cualquier cambio puede no ser fácilmente aceptado, especialmente cuando es algo tan influyente como el sistema.
El software no es un activo fijo como una computadora que se compra y configura en la oficina de la compañía, en realidad es un sistema que mejoraría el ambiente y el estilo de trabajo, lo que afecta no solo a una o dos operaciones, sino a todas.

Involucrar al equipo
Debes involucrar a tus empleados y prepararlos mentalmente para responder las preguntas críticas como:

1. ¿Por qué es importante que la organización incluya el sistema?
2. ¿Cómo un sistema aumentaría la productividad?
3. ¿Cómo podría un sistema automatizar las funciones administrativas y ahorrar tiempos?

Una serie de sesiones de lluvia de ideas y la resolución de dudas aumentaría la confianza de los empleados y los prepararía para dar la bienvenida al cambio positivo con los brazos abiertos.
El cambio es para todos y comunicar esto de manera positiva a los empleados facilitará las cosas, ya que un sistema solo puede proporcionar resultados óptimos cuando cada empleado acepta el cambio.
Por lo tanto, se debe tener cuidado para garantizar una transición sin problemas, pero exitosa, al generar consenso y confianza entre los empleados.

Transferencia del conocimiento
Alrededor del 20% de las implementaciones de software no ofrecen beneficios comerciales significativos.
Las razones varían, comenzando con una personalización inadecuada, utilización de software no óptima como resultado del personal mal capacitado que opera el sistema.

La capacitación es el aspecto más importante del proceso de implementación del software.
La transferencia del conocimiento, asegura que haya menos problemas y más éxito, especialmente cuando un sistema se implementa por primera vez en la empresa o cuando la plataforma se cambia de una solución a otra.
Debes garantizar el detalle adecuado de los proveedores y el conocimiento tecnológico del personal interno de soporte de TI de la compañía.
Considera el uso adecuado de la tecnología y una capacitación efectiva, junto con la capacitación adecuada, ya que son las claves del éxito del proyecto en su totalidad.

La base de conocimiento (KB) de IGGLOBAL está diseñada para que los usuarios puedan acceder a manuales e instructivos en línea.

La KB de IGGLOBAL es muy valiosa en las etapas de implementación y puesta en marcha de los procesos del negocio y facilita el uso inicial del software.

Esta plataforma permitirá transferir el conocimiento técnico y funcional de la plataforma, logrando atravesar un proceso de capacitación más completo y eficiente.