Gestión del cambio

Usuarios y equipos en la aventura de la Capacitación

Impacto en todas las áreas
Los empleados de cualquier compañía están acostumbrados al mismo tipo de actividades realizadas a través de un proceso definido en su rutina diaria y cualquier cambio puede no ser fácilmente aceptado, especialmente cuando es algo tan influyente como el sistema.
El software no es un activo fijo como una computadora que se compra y configura en la oficina de la compañía, en realidad es un sistema que mejoraría el ambiente y el estilo de trabajo, lo que afecta no solo a una o dos operaciones, sino a todas.

Involucrar al equipo
Debes involucrar a tus empleados y prepararlos mentalmente para responder las preguntas críticas como:

1. ¿Por qué es importante que la organización incluya el sistema?
2. ¿Cómo un sistema aumentaría la productividad?
3. ¿Cómo podría un sistema automatizar las funciones administrativas y ahorrar tiempos?

Una serie de sesiones de lluvia de ideas y la resolución de dudas aumentaría la confianza de los empleados y los prepararía para dar la bienvenida al cambio positivo con los brazos abiertos.
El cambio es para todos y comunicar esto de manera positiva a los empleados facilitará las cosas, ya que un sistema solo puede proporcionar resultados óptimos cuando cada empleado acepta el cambio.
Por lo tanto, se debe tener cuidado para garantizar una transición sin problemas, pero exitosa, al generar consenso y confianza entre los empleados.

Transferencia del conocimiento
Alrededor del 20% de las implementaciones de software no ofrecen beneficios comerciales significativos.
Las razones varían, comenzando con una personalización inadecuada, utilización de software no óptima como resultado del personal mal capacitado que opera el sistema.

La capacitación es el aspecto más importante del proceso de implementación del software.
La transferencia del conocimiento, asegura que haya menos problemas y más éxito, especialmente cuando un sistema se implementa por primera vez en la empresa o cuando la plataforma se cambia de una solución a otra.
Debes garantizar el detalle adecuado de los proveedores y el conocimiento tecnológico del personal interno de soporte de TI de la compañía.
Considera el uso adecuado de la tecnología y una capacitación efectiva, junto con la capacitación adecuada, ya que son las claves del éxito del proyecto en su totalidad.

La base de conocimiento (KB) de IGGLOBAL está diseñada para que los usuarios puedan acceder a manuales e instructivos en línea.

La KB de IGGLOBAL es muy valiosa en las etapas de implementación y puesta en marcha de los procesos del negocio y facilita el uso inicial del software.

Esta plataforma permitirá transferir el conocimiento técnico y funcional de la plataforma, logrando atravesar un proceso de capacitación más completo y eficiente.


5 tips para una transición sin malestares

Consejos para una migración de software donde todos salen beneficiados.

1. Define el alcance y planifica
El factor más importante que debes tener en cuenta a la hora de elegir e implementar un software es el contexto particular de tu negocio ¿Cuáles son sus necesidades? ¿Hacia dónde quieren llegar con el nuevo software?
Se sugiere que crees un roadmap que te ayuda a gestionar bien el tiempo y las actividades relacionadas con la implementación. Luego que establezcas un presupuesto realista.
Es prioritario que determines cuáles son los requisitos funcionales y técnicos que debe cumplir el software.
Finalmente puedes diseñar un programa con entregables específicos para cada paso de la implementación, desde la búsqueda y adquisición, hasta la instalación y monitoreo de desempeño.

2. Personalización y modelización de funciones
La modelización de tus procesos es un pilar fundamental que debes priorizar en estas instancias. El sistema debe poder adaptarse a las particularidades de tu negocio y no el negocio al sistema.
En algunos casos, puede que no sea necesario personalizar el software.

La implementación de una solución es una gran decisión y puede determinar una importante inversión de recursos de la compañía.
La administración tiene que mantener continuamente el ojo puesto sobre su funcionamiento y el programa de mantenimiento.
Durante las pruebas piloto, se debe evaluar la realización del valor del sistema frente al valor deseado de la empresa.

En un escenario ideal debes cubrir todos los casos de uso de tus procedimientos.

3. Optimiza los tiempos de Start Up
Una vez que identifiques una solución, un paso muy importante es la migración de datos, que proporciona una transición sin problemas y la utilización futura del software.

Implementar un sistema puede ser un gran cambio, especialmente si la compañía está probando el software por primera vez.
Identificar qué datos son necesarios para una transición exitosa es muy importante.
La mayoría del software te permite la entrada de datos, pero el cambio completo de datos puede ser una carga para el mismo.
Por lo tanto, solo los datos necesarios y más importantes deben transferirse al sistema, y debes tener mucho cuidado para garantizar que los datos se recuperen cuando sea necesario.

4. Establece un equipo interno para gestionar el proyecto de implementación
Es recomendable que establezcas un equipo interno de trabajo de al menos 5 personas o un referente por área (Key users) para que se puedan gestionar y supervisar la implementación de la solución.
En un escenario ideal este grupo deberá estar en constante interacción con todos los departamentos y su función principal durante el periodo de puesta en marcha será que puedan enfocar todo su esfuerzo en el proyecto.

5. Prevé el crecimiento de la plataforma
Una característica imprescindible de la solución es la de brindar la posibilidad de crecer junto a la plataforma.
Existen software enlatados sobre los cuales no podrás integrar nuevas funciones en el futuro; como si existen soluciones preplaneadas que te permitirán acompañar el crecimiento de tu negocio.
De esta manera podrás contemplar necesidades futuras que las áreas requieran, sin necesidad de cambiar sistemas obsoletos.
Escalar con nuevas funcionalidades es lo más natural en cualquier negocio. Para poder seguir el ritmo de los nuevos retos y darles cara, la flexibilidad es fundamental.

Una plataforma de gestión como IGGLOBAL está diseñada después de una cantidad significativa de investigación y de acuerdo con las necesidades del mercado en general.

IGGLOBAL permite la modelización de procesos y la escalabilidad continua para acompañar los desafíos del negocio.