En este módulo se opera todo el proceso de Compra, desde la toma inicial de la orden hasta la facturación de las mismas.
El módulo opera a través de cuatro operaciones:
A través de estos procesos se pueden gestionar las compras a proveedores. El circuito completo incluye los procesos arriba citados aunque el usuario puede redefinir los mismos de acuerdo a sus necesidades obviando alguno de los pasos previstos, no obstante existe un paso que se puede citar como comprobante – Despachos de Compras.
Requisitos previos a la operación del proceso
El Módulo Compras se integra con el Módulo Proveedores generando los comprobantes Facturas, Débitos y Créditos en las cuentas corrientes de los proveedores. También genera en el Módulo Proveedores las Liquidaciones en el caso de procesar el pago en el mismo instante del ingreso de facturas. Asimismo se integra con el Módulo Almacenes generando los movimientos de stock correspondientes.
Debemos tener configurado en tablas:
- Gestión Compras > Proveedores, allí el ingreso de cada uno de nuestros proveedores.
- Los perfiles de Usuarios que trabajen con este módulo (Parametrización de los Usuarios > Solapa Compras).
- Los Productos o Servicios que se van a comprar, cuyo alta se da en Tablas > Gestiones > Inventarios > Artículos.
- Opcionalmente, si se va a trabajar con Listas de Precios, se deben de definir las mismas (Tablas > Gestiones > Inventarios > Descripción de Listas de Precios) y luego ingresar los Precios de los Artículos (Tablas > Gestiones > Inventarios > Listas de Precios).
Funcionamiento
En el Botón Artículos el usuario deberá ingresar los ítems que componen el comprobante correspondiente.
En el Botón Totales el usuario podrá visualizar los Montos correspondientes al comprobante.
No es necesario procesar este botón a menos que el usuario desee visualizar la discriminación de montos e impuestos que componen el comprobante.
En caso que el Proveedor facture determinados impuestos el usuario puede indicar en este botón los valores correspondientes.
El usuario puede generar un determinado comprobante a partir de otros y para ello dispone del Botón Pendientes.
Si se encuentra procesando Órdenes de Compra podrá seleccionar las Cotizaciones pendientes del proveedor ingresadas en el Módulo Suministros.
Si se encuentra procesando Despachos podrá seleccionar Cotizaciones u Ordenes de Compra pendientes del proveedor.
Si se encuentra procesando Remitos podrá seleccionar Cotizaciones, Ordenes de Compra o Despacho pendientes del proveedor.
Si se encuentra procesando Facturas podrá seleccionar Cotizaciones, Ordenes de Compra, Despacho o Remitos pendientes del proveedor.
En el caso que el usuario desee aceptar todos los artículos de los comprobantes seleccionados no es necesario que procese el Botón Artículos ya que automáticamente lo realiza el sistema.
En cambio si desea alterar cantidades, precios, agregar o eliminar artículos, sí deberá procesar el Botón Artículos y proceder a tales efectos.
Si el usuario seleccionó solamente un comprobante pendiente, el sistema asume como datos de la cabecera en el Botón Proveedor los datos que fueron indicados en dicho comprobante, pero si seleccionó mas de un comprobante, el sistema asume los datos por defecto del Usuario y del Proveedor tal como se indicó anteriormente.
En el comprobante Facturas existe la posibilidad de ingresar el Pago en el mismo momento de la generación de Facturas y para ello el usuario dispone del Botón Valores en donde podrá indicar los valores correspondientes.
Este caso es utilizado para la Facturación de pago directo.
El sistema permite el ingreso de valores por menor monto que el facturado y en dicho caso el saldo del comprobante quedará pendiente en la cuenta corriente del proveedor.
En el caso de comprobantes Facturas el usuario dispone de botones de opción donde podrá seleccionar el tipo de comprobante, a saber Facturas, Notas de Débito y Notas de Crédito.
Finalmente, cualquier comprobante puede generarse a partir de otro capturando al mismo y borrando el No. de Comprobante.
De tal manera si el usuario desea generar una Nota de Crédito a partir de una Factura, sólo deberá capturar dicha factura, borrar su No., cambiar el botón de opción para seleccionar el tipo de comprobante adecuado y finalmente grabar el comprobante.
El usuario puede cancelar un comprobante que no desee mantenerlo como pendiente seleccionando la opción cancelación.
De esta manera el sistema cancela las unidades pendientes que figuraban en dicho comprobante.