En esta etapa, la última del proceso de compras, nuevamente es posible tomar uno o varios documentos pendientes de cualquier etapa anterior y también es posible modificar las condiciones comerciales con las que se realizará la operación con el proveedor.
Una vez realizado este paso, es posible agregar o no diversos items, los cuales en esta instancia pueden ser Artículos u Otros. En caso de los Artículos (que ya están dados de alta en el sistema) estos generarán Movimientos de Stock y Estadísticas de Compras, y no requieren ningún tipo de dato adicional, excepto cantidad de c/u y precio, si es que el/los artículo/s no lo tiene/n imputado por defecto. Del mismo modo, es posible cargar facturas a través de la clasificación Otros, la cual no requiere la carga con antelación de lo que se vaya a ingresar, pero si requiere una descripción acerca de lo que se está facturando, precio, cantidad y, al contrario de lo que ocurre con los artículos no genera Movimientos de Stock ni Estadísticas de Ventas.
Una vez confirmados todos los ítems ingresados es posible comprobar si los valores con los cuales se va a emitir la factura son correctos, esto se realiza ingresando al botón totales lo cual abrirá una nueva ventana con los montos de la factura.
En caso de que sea necesario ingresar percepciones de IIBB, es menester cargarlas dentro del botón totales, percepciones, cargando la provincia sobre la cual nos realizan la percepción y el monto.
Si la factura se cancela en el momento, es posible ingresar los valores que se están recibiendo por el pago de la misma, para lo cual se utiliza el ícono a tal fin.
Una vez confirmados cada uno de los valores se debe de salir de esta ventana, el sistema regresará a la pantalla principal del módulo, con lo cual se podrá finalizar el proceso.
Antes de grabar la factura que se está emitiendo es necesario imputar el o los conceptos de compras correspondientes a los ítems que se están facturando, para lo cual existen tres caminos;
- Que el usuario que ingresa la factura tenga ya parametrizado un concepto de compra.
- Ingreso de un concepto de compra dentro del botón proveedores.
- Carga del concepto ingresando en el botón conceptos.
También se permite en este paso si la configuración lo requiere realizar la imputación contable por cuenta y luego por centro de costo, también se puede proceder un paso más allá e imputar por proyecto.
Una vez ingresados los conceptos de compra correspondientes y confirmados es posible grabar la factura, el sistema posee un control de CAI vencidos para proveedores el cual denunciará allí tal tópico. Ello se configura desde Tablas > Gestiones > Compras > CAI de proveedores. Allí se ingresará el intervalo que deberá controlar el sistema, impidiendo ingresar facturas si se quisiera hacerlo con un CAI fuera de ese rango.
Cuando se realice la grabación en forma satisfactoria el sistema nos solicitará la confirmación del número de comprobante. Reflejando los datos necesarios tanto en compras, inventarios y en proveedores.