El sistema permite configurar y generar un circuito de autorizaciones de comprobantes.
Es posible generar una orden de compra y antes de que se cargue la factura final deberá pasar por el proceso de autorizaciones según lo defina el usuario.
Circuito de Autorización
- Secuencia y rangos de autorización
- Firma del usuario (optativo)
Parametrización – Autorizaciones por comprobante
Módulo Tablas > Gestiones > Compras > Autorización de Comprobante.
En primer lugar se debe parametrizar cual/es serán los grupos de autorización con su respectivo orden en el circuito y que importes de las ordenes de compra se quieren alcanzar.
Solo encuadrarán en el circuito de autorización las órdenes de compra que se incluyen en la parametrización. Las que queden fuera de ella, ya sea por importe o por concepto de compra podrán facturarse sin autorización alguna.
Por ejemplo: Si en la parametrización se encuadran a las órdenes de compra desde $ 5.000.- hasta $ 999.999.999.-, las que sean menores a $ 5.000.- no serán necesarias autorizarlas.
Parametrización – Firma de Usuarios
Módulo Configuración > Procesos > Usuarios > Parametrización de los usuarios
En la solapa “General” podremos asignar una firma determinada al usuario. Para cargar una firma debemos hacer click sobre el botón “Abrir” y seleccionar una imagen guardada previamente en su computadora.
Para modificar el tamaño de la imagen se recomienda tildar el botón “Proporciones” para que el sistema ajuste automáticamente la imagen modificando una sola de las variables (sea el ancho o el alto).
Finalmente, para guardar la imagen definitiva, debe aplicarse el botón “Grabar”Circuito de Autorización.
COMPRAS
Módulo Compras – Ordenes de compra
El proceso comienza con la carga de la orden de compra. Finalizado esto, las ordenes de compra quedan pendientes de autorización por parte del grupo Supervisor (en este caso ya que así se definió).
El usuario supervisor, entonces, debe ingresar al módulo Compras – Autorización de comprobantes – Procesos – Autorización de ordenes de compra.
Aquí podrá observar el estado de las ordenes de compra pendientes y tomar la decisión de autorizarlas o rechazarlas.
En la parte superior de la pantalla se ven los filtros de la búsqueda de órdenes de compra pendientes.
Los filtros son: Co. Proveedor, No. Comprobante y Fecha.
Una vez estipulados los filtros aprieto el botón “Procesar”.
Es aquí cuando en la parte inferior del cuadro me muestra las órdenes pendientes. Éstas pueden tener cuatro estados diferentes a saber:
- No autorizado: Significa que la orden esta pendiente de autorización. Quedará en esta situación hasta que se tome alguna acción.
- Autorizado: Se aprueba la orden y podrá visualizarse el pendiente a la hora de cargar la factura de compra.
- Rechazado: La orden es rechazada pero seguirá pendiente hasta que la orden se anule manualmente desde Compras/Ordenes de compra, o bien se modifique y vuelva al circuito de autorización.
- Anulado: La orden es rechazada pero no quedará como pendiente. Solo resta anularla manualmente desde Compras/Ordenes de compra.
La única manera de poder cargar la factura de compra es cuando se autoriza la orden. En todos los demás casos no figurará como pendiente.
Nota
En el momento en el que autorizante toma una decisión puede traer aparejada una nota vinculada a la orden de compra. En el ejemplo, el autorizante rechaza la orden y agrega la nota del motivo del rechazo. La carga de la nota es valida para cualquiera de los cuatro estados.